办公室接待来人的4条日常礼仪

办公室接待来人的4条日常礼仪

办公室,是一个单位的窗口,是一个单位接待来人来访的形象,也是大家评价一个单位的第一印象。 

结合一些体会,给年轻人们简单说说办公室接待来人的几条日常礼仪: 

1、要主动对话,不能问而不答 

有人来访,在办公室工作的同志,要主动张嘴说话,主动接话答话,但是,也不能没话找话、乱说乱话。 

一般情况下,来人会先敲敲门,或是先问一个你好,或是直接请问办某某事是在这里吗? 

办公室的同志,如果先看到来人,应该主动上前询问来访人有什么需要帮助的事情,首先要体现出办公室人员的主动意识、服务意识,这样也便于进一步缩短和对方的心理距离。 

来访者一般都是有什么问题才来的,有的甚至还是带着一肚子的苦水和怨气,如果没个人正脸儿答理人家,很可能就会形成现场冲突。这时候主动交流,可以使其在态度上和情感上有所改善,我们常说抬手不打笑脸人,我们的态度好一点,来人的情绪就可以平静一点。 

遇有来人,可以“您好,请问您是?您找谁?有什么事?”,主动上前,主动对接,主动服务,这应该是办公室工作人员的基本素质和日常礼仪。 

2、礼貌随和,不能冷横硬推 

办公室接待工作,其实就是与人的沟通和交流。在这个沟通交流过程中,工作人员一定要礼貌随和。 

在人与人沟通过程中,所表现出来的文明礼仪是个人基本素养好坏的直接体现,也是一个单位社会公众形象的直接表现。 

首先是要起身,要上前,要对来访者使用基本礼貌用语。在接待过程之中,也应该最大程度上做到双眼跟随来访者,以给予来访者一定的舒适感和被重视感。与来访人员交流过程中,千万不要目视他方,也就是常说的不拿正眼儿看人,千万不要左顾右盼、东张西望,但是,也不能目不转睛直勾勾地一直盯着人家看。 

如果看对方可能需要坐下来或是需要用一段时间来交流,主动给人家搬一下椅子、倒一杯水。 

如果对方提出的是咨询类问题,要清楚地告诉人家,要找哪个部门哪个同志,最好是直接带过去。 

如果是需要自己这里答复的问题,那就要认真倾听,然后有理有据地给予讲解和答复。如果是需要时间来处理的,就要清楚地告诉来人,需要提供什么资料和情况,这里需要几天来办理。办完之后是网上回复,还是需要来人当面答复,都要当面说清。 

这里切切要记住,千万不能上来就说我不知道,这事不归我管,这不是我们的责任,你找别人去吧,等等。这样的话,轻则是不礼貌,重则就是纪律作风的问题了。 

要知道,人的尊重都是相互的,来人,你尊重他,他也能感受到你的尊重,他当然也会尊重你。 

3、站坐有相,不能随随便便 

办公室工作人员的形象,也是很重要的。 

站要有站相,坐要有坐相,包括发型、化妆、衣服、鞋袜等,这些都要注意。这些细节,下来还可以慢慢细说。 

这里要说的重点是站坐有相,见有人来,首先要起立,站起来,要站直,不能歪歪扭扭,不要松松懒懒,不能趴在桌子上、倚的门上、靠在墙上,尤其是不能来回晃。在与人交流的时候,上身还要稍稍前倾一点。 

如果来人要咨询问题,要伸手示意请对方坐下来,自己也要坐下来,尽可能把椅子拉近一点,或者是坐在接待沙发上,上身要尽量朝向来访问的人那一边。 

4、道谢道别,不能有头无尾 

接待的最后步骤,是礼貌道谢和道别。 

如果是自己接待的来人,交流结束,要起身、握手,礼貌地道谢道别。 

比如,来人提出一些批评、建议,一定要感谢对方的关心支持和监督,要表达一定会认真改进,还要欢迎对方继续关心和支持。 

如果是为对方答复解决问题或是提供了某些服务和帮助,也要谦虚地表达,看看我们还有哪些做的不到位的,欢迎批评指导。 

如果是带有情绪而来的,经过疏导和交流,平静了,缓和了,双方也有了一致认识,这时候还要主动关心,回去好注意保重身体,以体现关心。 

这里要提示的是,一些工作交流,比如外地的兄弟单位来访,道别的时候,还可以送上一些小的纪念品,比如自己单位的一些资料集呀,自己城市的一些明信片呀,以示纪念。其他方面的来访,如果有一些政策宣传品等,也可以主动送上一些。 

还有一种情况,如果是从领导屋里道别的客人,在送别客人的同时,还需主动了解领导有没有其他什么具体交待的事项。 

这个环节,一定要主动送一下,可以送出办公室,送下楼,送上车。尤其是外地来访的,礼貌地送人家下楼、上车,也是一种互相尊重。 

道别这个环节,说一个小插曲。 

是某年轻同志挨过批评的一件小事,一次办公室接待,来人,交流,端茶,倒水,很是融洽。接待结束,客人告别,这时候,这位年轻小同志,倒也是勤快,一边送客人,一边顺手拿起客人喝过的一次性茶杯,随手就扔垃圾桶里。结果,人家客人回头正看到,一路拉着脸走出了办公楼,虽然没说什么,肯定是不高兴了。送客人的领导也看到这个细节,回来就把那年轻人狠狠地尅了一顿。 

那年轻人倒也是争口气,后来成长也很快,现在已经是一个非常优秀的办公室主任了。 

办公室这些日常礼仪,只是讲到一些具体环节,可能很多细节还没有讲到,这个也需要办公室的年轻人在日常工作中不断领会。 

这里需要注意的是,要讲礼仪,这礼仪要讲得自然得体,什么事情都怕是过了度,过了度的礼仪,也会让人感觉不舒服的。总之,讲礼仪,自己要自然得体,对方也要感觉到舒服自然,如果弄的双方都不舒服,那也就不好了。