关于对高校人事档案数字化发展面临的问题及对策研究报告（高校）

关于对高校人事档案数字化发展面临的问题及对策研究报告（高校）

我国高校人事档案全面记录了在校人员履历、所获奖励、所受处罚、政治思想面貌以及教研能力等方面的综合信息。对高校人事任命、考察、培养提供了翔实的数据资料，是人事管理和人才选拔强有力的依据。随着数字化时代的到来，高校人事档案开展数字化管理建设是大势所趋，为高校减少管理成本，提高人事档案利用效率起到了促进作用。

一、高校人事档案管理工作的重要性

人事档案是各类企事业单位对所属人员管理过程中真实记录每个人经历和发展中所受到的教育、专业能力、奖惩等方面的信息资料，并开展统一管理的专属档案。

随着我国教育改革工作不断深入，高校对各类人才的需求更加迫切。高校人事管理的核心任务就是在社会中识别人才，发现高校所需人才，并培养所需人才，最终为高校所用，从而提升高校的综合实力并稳定、持续发展。人事档案中记录的人才履历及其德、能、勤、绩综合素质，为高校全面了解人才、选拔人才提供了最直接的依据。由此可见，高校人事档案管理工作不仅关系到高校的稳定发展，还事关我国教育改革大局。在数字化时代背景下，高校人事档案管理工作如何更加科学化、现代化开展，如何顺应新时代发展要求，是高校人事档案管理工作中亟须考虑的问题。因此，高校人事档案管理工作在高校整体管理中具有极其重要的作用和地位。

高校人事档案工作包括整理、保存高校在职、退休人员的档案以及人员工资的确定、人员退休和养老保险等重要内容。尤其是新形势下，人事档案管理在高校选择人才、聘用人才时提供有力依据、制定合理薪酬制度等方面发挥着重要作用。高校只有认识到人事档案管理工作的重要性，才能确保档案管理工作的科学性和有效性，为高校现代化建设和发展提供有力的支持。

1．人事档案为高校提供完善的人才信息，是有力的用人依据

高校为了保证自身的教学质量，完成教学目标，会建立由不同年龄段、不同学历的专业人才和辅助工作人员相结合的教育团队。因此，人事档案要对组建的队伍组成人员进行深入了解，包括人员的年龄、学历、专业知识构成、人员素质、工作经验等详细的信息。只有通过这些资料信息的支持，高校才能做到知人善用。

2．人事档案是制定人员薪酬的重要依据

高校在制定人员薪酬过程中，要经过前期讨论、中期调整和最终确定才能落实。高校员工薪酬并不是固定不变的，高校会根据每年的实际情况做出调整，是薪酬制度不断完善的过程。而员工薪酬制定的依据主要是由人事管理部门通过员工人事档案中记录的工作能力、经验、学历以及职务等翔实的资料组成，可以说，人事档案是高校确定员工薪酬的重要依据。

3．人事档案是高校选择、培养骨干人才的重要依据

高校在人才的选择、培养、引入的过程中，主要通过人事档案对人才目标的具体信息作为基础参考资料。人事档案在宏观上分析了人才层次结构，通过对个人全面综合素质的分析，有助于提高高校在培养、引进骨干人才选择的正确性。

二、数字化技术在高校人事档案管理中的重要作用

在高校人事档案传统管理模式中，以纸质档案为主，数量多，需要耗费大量的人力、财力，还需要准备较大的储藏室存放档案，且在查找使用档案资料过程中手续烦琐，搜索缓慢，浪费时间。纸质档案除了占据大量的储存空间之外，如果在保管中出现疏忽，极易造成破损、丢失的情况，给高校人事管理带来不可估量的损失。

针对以上的问题，数字化人事档案管理模式则可以轻松解决。相对于传统的纸质档案管理，数字化管理模式是通过计算机、互联网等方式，将纸质文件转化为电子文档，不论数量多少，都可以储存在计算机或云空间中，不会出现传统档案管理中文档堆积如山的情况，在为高校节省存储空间的同时，数字化档案管理模式在档案搜索、使用、传递等过程中更加快捷、准确，是传统管理模式无法比拟的。通过快捷搜索，可以调出相应档案，再通过网络传递到所需部门，在极短的时间内就可以完成，显著提高了档案管理效率，有效降低了档案的管理和维护成本。此外，基于计算机的加密存储技术，可以大幅提高人事档案的安全性，降低人为篡改、丢失或损坏的风险。将人事档案数字化后，方便了档案的查找，并使档案的储存变得更加安全可靠，使档案的搜索更加方便、快捷和精准。因此，在人事档案管理过程中，应用数字化管理模式对于档案的储存及查询都有着极其重要的意义。在当下教育事业改革中，对高校人事档案实施数字化改革是必然趋势。但就当前实际情况来看，在高校人事档案数字化发展过程中还存在着诸多问题。

三、高校人事档案数字化发展中存在的问题

1．管理制度建设不健全，导致数字化程度不高

当前，在高校人事档案管理中，不同的高校设置的档案管理部门不同，没有统一管理标准，导致不同高校在档案管理数字化建设中的进程有很大差异，在客观上制约了人事档案管理数字化建设的速度。

长期以来，我国高校人事档案管理受到传统管理方式的制约，在管理上以手工形式为主，缺少数字化管理措施，未能建立数字化管理系统，缺少专用软硬件配置，使高校人事档案管理工作大打折扣。目前，随着数字化技术的发展，档案管理工作也加大了数字化进程，但高校的人事档案管理仍未能完全录入数据库，导致数字化程度不够，自动化管理程度不高，影响了档案的调用与查询。

2．档案管理人才队伍建设滞后，导致数字化能力不足

高校人事档案管理缺乏复合型管理人才，亟须专业能力强、精通管理工作、计算机操作综合能力强的人才。我国高校档案管理人员大多由人事或办公室等部门人员兼任，对档案管理业务不熟，缺乏专业的计算机理论知识、操作能力以及档案管理专业技能和数字化管理技术，使高校档案数字化管理不足。并且，由于学习数字化技术与档案管理能力、网络技术能力等不是一朝一夕就能够完成，而是需要一个长期的积累过程，这些现象都制约着高校档案管理人员能力的提高。

此外，每所高校在职员工以及离退休人员人数较多，人事档案数量庞大，但作为档案管理的工作人员相对较少，并且非档案专业毕业人员较多，再加上高校对档案管理重视程度不足，没有对员工开展相应的专业培训，导致在数字化建设过程中，管理人员无法有效掌握数字化技术的应用，给高校人事档案管理数字化建设带来了阻碍。

3．高校人事档案利用率不足

高校人事档案利用率不足是档案管理工作中最常见的问题之一。档案价值的发挥在于档案的利用。但是，目前我国高校档案出现了用人单位对档案信息掌握不全的现象，使高校档案信息查询利用受到限制，并对后期的数字化管理造成影响，使档案资源不能被充分开发应用。并且，由于部分档案内容不全，资料收集不足，导致档案的完整性受到影响，加上档案设备设施及软件更新不及时，系统升级滞后，限制了高校档案资源的合理开发利用。

4．人事档案管理数字化建设缺少统一标准和规范

我国高校在档案管理数字化建设中由于建设初衷的不同，所应用的数字化技术也有所不同，导致在人事档案数字化建设中并未形成一套统一的标准和操作规范，由此带来了一些不良后果。因为人事档案数字化建设尚属于初级摸索阶段，相应的专业管理人员素质还有所欠缺，导致人事档案在数字化建设中，由于数字技术不过硬及安全保密意识不足，出现了数据保存不及时丢失、损坏的情况，更为严重的是会受到一些黑客、犯罪分子等通过网络攻击，恶意篡改、盗取人事档案信息的恶劣情况。

四、高校人事档案管理数字化建设路径

人事部门是高校人事档案管理的主要负责部门，在人事档案管理数字化建设中肩负着监督管理的责任，在确保学校人事档案资料安全、保密的情况下，积极运用多种方式，加速人事档案数字化建设进程。高校人事管理部门应承担起主体责任，在纸质档案数字化、档案信息化建设和管理过程中，做好监督管理，既要做到档案的高效利用，也要保障档案信息的安全。

第一，完善管理制度，确保人事档案管理工作规范运行。制度建设是治本之策，制度执行是关键所在。学校应结合单位实际，严格按照有关部门人事档案管理相关规章制度，结合“建、管、用”等多个重要环节，以丰富完善档案内容、加强档案日常管理为重点，围绕干部人事档案材料收集整理、归档、查（借）阅、保密、转递、保管等方面，明确工作原则、细化工作标准、创新工作方式、严肃工作纪律、规范工作程序，使人事档案工作做到有法可依，有章可循，持续推进数字化档案背景下人事档案管理工作科学化、制度化、规范化，更好地服务广大教职工，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。同时，进一步明确人事档案工作岗位职责和工作守则，为加强人事档案工作队伍建设提供制度依据。

第二，加强档案管理人员岗位培训，提升管理人员专业知识及职业素养，建设一支素质优良、业务精湛、敬业奉献、严格自律的人事档案管理员队伍。人事档案管理人员作为档案管理工作的核心，在档案管理工作中发挥着不可替代的作用。人事档案工作者的专业知识及职业素养直接影响着人事档案管理工作水平。一是要针对人事档案管理工作头绪繁杂、琐碎、枯燥的特点，要加强档案管理人员树立正面积极的职业心态和职业价值观，坚定职业理想信念，培养管理人员岗位敬业、不怕寂寞、无私奉献的职业精神；二是针对人事档案管理工作由之前的手工传统模式逐步转换为信息化管理模式的特点，要加强管理人员对新技术、新管理手段的学习及培训，特别是计算机办公软件的培训，以满足工作需要；三是加强管理人员对业务知识的学习及培训，提高其业务能力和专业化水平，尤其是在数字化档案管理模式下，应通过多调研、多学习、多实地考察的方式，将政策规定及文件精神有效地融入常规的实践工作中，提高业务水平。

第三，加大专项经费投入力度，从硬件和软件方面增强基础设施建设，为构建数字化人事档案管理体系奠定坚实基础。长期以来，各高校存在对人事档案管理工作重要性认识不足，领导对档案工作重视程度不够，从而造成档案管理工作基础设施建设薄弱，距离新时代数字化档案管理要求还有一定距离。为此，各高校在人事档案数字化管理过程中，应加强领导的重视程度和专项经费的投入力度，增强基础设施建设。一是改善办公场所和办公条件，严格按照人事档案库房、阅览室、整理室、办公室相互分离的标准及要求，设置独立的库房区、阅览区、整理区、办公区；二是配备数字化档案所必需的计算机、扫描仪、硬盘等重要硬件设备，并按要求配置相应的应用软件和操作系统，为人事档案数据库运行提供重要的技术支持；三是加强网络设施建设和优化网络服务质量，更好地满足高校人事档案数字化档案实践需要；四是加强对数字化人事档案管理工作所用的办公设备及软件的维护，定期或不定期安排专人日常维护及检修办公设备及软件系统，并加强对网络平台的安全管理，确保人事档案信息的安全、完整。

第四，提高人事档案服务功能，更好地服务学校教育教学。数字化时代的发展，促进了各大高校档案管理工作的开展。档案的价值在于利用，高校应运用数字化手段，适应新时期的发展要求，使档案的管理得到完善。在高校数字化管理系统中，档案管理的目标要求、档案管理职责、制度等方面，都有一套较为先进的管理体系，为高校人事档案的数字化发展提供了条件。高校可以分享与借鉴其他单位的档案管理制度、人事档案管理规范等，借鉴兄弟单位先进的档案管理经验，加强对档案的收集、整理、编辑档案的能力，应用先进的数字化技术整理人事档案，确保人事档案内容的真实、全面与完整性，有效提升人事档案的服务功能与利用价值。

五、结束语

数字化技术在人事档案管理工作中的广泛应用，可以在降低管理成本的同时，有效提高档案利用效率。由此可见，档案管理数字化建设是档案管理事业发展的必然趋势。当前，我国高校人事档案管理中还存在着管理制度不完善、管理团队人才匮乏、数字化建设缺乏统一标准等诸多问题，高校要高度重视人事档案管理工作的重要性，通过加大人事档案数字化建设力度、加大专项资金投入、制定完善的管理制度、加强档案管理人员岗位培训，提升管理人员专业知识及职业素养等多种手段，结合高校自身实际情况，建立一套标准的人事档案数字化管理体系，以此解决传统人事档案管理方式的弊端。在加强人事档案数字化建设的同时，高校应注意档案数据的安全性、保密性，严防数据资料的外泄、遗失、被盗，确保人事档案管理系统的安全，为高校健康、平稳发展做出应有的贡献。