县长秘书工作总结和体会
学校长秘书个人工作总结范文
一、强化职能，做好服务工作。
我坚持从小事做起，从大事着眼，努力提高服务水平。一是围绕中心，为领导服务突出超前性。牢固树立为领导服务的超前意识，全面把握领导的思想脉搏，正确贯彻领导的意图，当好助手。今年，我先后撰写了校庆期间的系列文稿，并在很短的时间里组织初、高中语文组的老师编辑了“涡阳二中校庆五十周年师生文集”——《祝福母校》。并按照学校的安排拟写《涡阳二中2008——2009第二学期》和《涡阳二中2008——2009第二学期教育教学》
二、是搞好配合，为科室服务突出主动性。
在开展重要工作中，我经常与各级部、科室领导互通情况，以求统一认识，步调一致，排除干扰，共同围绕教学中心工作搞好服务、当好参谋，形成合力，提高整体工作水平。在校庆活动期间，我和学校领导加班加点、协同作战，在召开大型会议或上级领导来访等工作上，我力求及时掌握信息，提前运作，尽可能为领导服务，减轻负担。
三、强化形象，提高自身素质。
为做好秘书工作，我坚持严格要求自己，注重以身作则，讲奉献、树正气，以诚待人，树一流形象。
一方面是注重思想建设讲学习。受于校长的影响，我逐渐意识到要把加强思想政治学习放在自身建设的首位，努力提高政治敏锐性和政治鉴别力。为此，我开始注意学习马列主义基本原理、邓小平理论及市场经济、法律法规等方面的知识和文秘工作业务知识，增强了驾驭全局的工作能力。
另一方面是爱岗敬业讲奉献。办公室工作最大的规律就是“无规律”，于校长在这方面给我很大的影响，她每天早出晚归，只要进了校门，就开始了连轴转，常常是中午到了十二点
多，晚上近十点，才离开学校。吃饭完全是应付，泡面、饼干成了她的家常便饭。校庆期间，她累得旧病复发，左手输液，右手还电话不断。我们都笑称：于校长连生病的时间都没有。这些都促使我去正确认识自身的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益、工作与家庭的关系，坚持甘于奉献、诚实敬业，尤其是校庆活动期间，每天连续工作十几个小时，白天协助办公室工作，晚上草拟文件、撰写信息，做到加班加点不叫累、领导批评不言悔、取得成绩不骄傲，从而保证了各项工作的高效运转。在于校长和其他几位校领导的帮助下，经过半年来的学习和锻炼，自己在文字功夫上取得一定的进步。共撰写领导讲话16份，我在利用办公室学习资料传阅或为办公室同事校稿的同时，细心学习他人长处，改掉自己不足，并虚心向领导、同事请教，在不断地学习和探索中使自己在文字材料上有所提高。
四、强化大局意识，拓展工作思路。
工作中，我注重把握根本，坚持抓大事、抓关键，推进各项工作上台阶。一是认真办文。公文是传达政令的载体，公文的质量和水平直接影响政令的畅通，坚持发文前多次校对，确保无误。半年来，共起草学校文件2件，无一件出现问题。
秘书和秘书工作概述
一、秘书和秘书工作概述
（一）秘书的概念、内涵、特征
1、秘书：掌管文书并协助领导机关或部门负责人处理日常工作的人员。
2、秘书职务：如秘书长、办公室主任、科级秘书等。
3、特征：“三服务”即为直接隶属的领导服务；为相关的各级领导服务；为人民群众服务。
（二）秘书工作任务、作用、特点和层次划分
1、秘书工作任务（1）总体来说：秘书工作具有办公、办会、办事和参谋的职能（2）各地各单位实际情况不同，秘书工作的具体任务不同（3）秘书工作共同性工作任务是：辅助决策；调查研究；信息工作；文书处理和撰制；会务工作；信访工作；文书立卷和档案管理；电子政务；查办工作；印信证章的管理；值班和接待工作；机关内部的管理工作；机要交通与通讯；保密工作；领导交办的其他工作。
2、秘书工作的作用（1）枢纽作用。（2）助手作用。（3）参谋作用。（4）信息、耳目作用。（5）协调作用。（6）门面、窗口作用。
3、秘书工作特点（1）政治性和政策性。（2）辅助性和服务性。（3）组织性和综合性。（4）保密性和机要性。
4、秘书层次划分（1）行政事务性的秘书工作。（2）文字性的秘书工作。（3）议政谋政的秘书工作。
（三）办公室工作
1、概念：协助机关领导人办公和组织机关运转的机构或班子。一般来说办公室是一个办事机构和秘书班子。从某种意义上说，办公室工作就是秘书工作。办公室主任，实际上就是一位秘书和秘书工作的负责人。
2、职能：（1）办文、办会、办事。（2）参谋助手，检查督促，综合协调，后勤保证。
3、要求：高效、保密、实事求是，团结同志。
（四）秘书工作人员素养
1、才干素养（1）精明的办事本领。知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快。（2）较强的文字表达能力。起草文件，综合情况，会议记录，润饰稿件等。（3）特殊技能。电脑打字、摄影、速记、书法、编辑、驾驶等。
2、智能素养（1）知识积累；（2）思维训练；（3）临机智力训练；（4）记忆训练；（5）反思（反省）训练。
3、心理素养（1）乐观与沉默；（2）培植自信心；（3）鼓励竞争精神，防止嫉妒心理；
4、职业道德（1）为事业埋头苦干的献身精神；（2）遵守纪律的自觉性；（3）谦和平等的人际关系。
二、公文写作
（一）公文的定义公文是国家机关及其它社会组织在行政职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料。
（二）公文的特点
1、法定性；
2、针对性；
3、政策性；
4、效用性；
5、时限性；
6、规范性。
（三）公文的作用
1、颁布法规，传达批示；
2、反映情况，请示工作；
3、联系工作，商洽公务；
4、催办工作；
5、宣传教育；
6、依据凭证；
7、交流信息。
（四）公文的分类
1、按照使用范围的不同，将公文分为：（1）通用公文：广义上的公文，发文主体、规则、格式等皆循通例。（2）专用公文：专门机关使用的公文样式，有特殊要求，如法院的判决书、审计局的审计报告。
2、按照来源的不同，将公文分为：（1）对外文件：简称发文。是指本机关（或部门）拟制向外单位发出的文件。（2）收来文件：简称收文。是指由外机产拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。（3）内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。
3、按照行文关系和行文方向的不同，将公文分为：（1）上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。（2）下行文：是指上级领导机关干部对所属的下级机关的一种行文。（3）平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。
4、按照秘密程度的不同，将公文分为：（1）秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。秘密文件还可细分为秘密、机密、绝密三个级别的文件。（2）普通文件：是相对于秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。
5、按照办理时限的不同，将公文分为：（1）特急件：内容极为重要，需要最快速度传递，最短时间处理的文件。（2）急件：内容紧急，要求在规定时限或较短时间内处理的文件。（3）平件：按照正常工作程序收发、处理的文件。
6、按照发文机关性质的不同，将公文分为：（1）官方文件：主要有法规文件、行政文件和党的文件。（2）非官方文件：是指各社会组织、企事业单位制发的文件。
7、按照具体职能的不同，将公文分为：（1）规范性文件：是指机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行业规范。如章程、条例、规定、办法、细则、制度等。（2）指挥决策性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。如：命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知等。（3）报请商洽性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文以及同级及没有隶属关系的单位为公务活动使用的公文。如报告中、请示、议案、函等。（4）公告知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。如公告、通告、公报、通知、通报、会议纪要、备忘录等。（5）日常性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如：计划、规划、总结、会议记录、电话记录、大事记、简报、调查报告、值班日志等。
（五）公文的种类和特点在2008年8月24日国务院办公厅《国务行政机关公文处理办法》中，规范了13种公文名称。它们分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规范了14种公文名称。它们分别是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
1、命令（令）适用于依照有关法律公布行政规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
7、议案适用于各级人民政府或人民代表，向同级人民代表大会或其常委会提请审议事项。
8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复适用于答复下级机关的请求事项。
11、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。
12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13、会议纪要（抄告单）适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（六）公文写作
1、写作公文的几种类型（1）为自己或本部门工作起草；（2）为领导起草（受命代言）；（3）为他人起草（代书）。
2、起草公文的入门条件（1）熟悉情况；（2）熟悉公文格式；（3）熟悉写作规范。
3、公文写作的特点（1）被动写作，遵守性强；（2）对象明确，针对性强；（3）集思广益，群体性强；（4）决策之作，政策性强；（5）紧迫之作，时限性强；（6）讲究格式，规范性强。
4、公文写作的步骤（1）明确写作公文的主旨（根据主旨选择公文）；（2）收集有关材料（写作内容）；（3）完成总体构思，拟出写作提纲（谋体布局）；（4）起草正文（导语、主体、结束语）；（5）检查修改（主题、观点、材料、结构、语言、格式）；（6）形成送审稿
5、公文写作的要求（1）要保证公文内容在政治上的正确性；（2）要实事求是，在业务上符合客观规律；（3）在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法和逻辑；（4）要符合统一规定的体式和程序；（体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出）（5）要注意细节。
三、公文处理
（一）公文处理
1、概念（1）发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印文件材料等。（2）发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。
2、程序发文办理程序由拟稿、会商、审核与签发；核发、缮印与核对；用印、登记与分发等环节组成。
3、具体要求（1）拟稿必须注重行文规则；（2）会商就是涉及其他部门管理职权时商洽取得一致意见，如协商不成，则呈报上级组织调处。（3）审核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关部门已有的规定是否矛盾；三查要求和措施是否明确具体，切实可行；四查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；五查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；六查公文格工是否符合规定。（4）签发必须确认是自己职权范围内的有关公文；签发后必须对文内容和文字负完全责任；联合发文必须会签。（5）注发必须对公文主送单位、抄送单位、紧急程度、秘密等级、公文字号、主题词、文件格式、发送方式、印刷份数、印发日期等详注。（6）复核必须审核审批签发手续，公文体式，公文附件材料，行文关系。（7）缮印是指对已签发的公文定稿进行印制。（8）核对一般是三核制，即印 印单位、承办人员和印制人员对文稿进行核对。核对方法：对核法、折核法、读核法。（9）用印、签署。用印是上不压正文，下骑年盖月；签署一般先签名后盖章。（10）发文登记一般采用薄册式形式。（11）分装、发出。发送方式有印制发送、传真发送、电报发送。（12）对外催办主要方式有电话催办、文字催办、登门催办、会议催办。
（六）公文格式
1、公文用纸主要技术指标公文用纸一般要使用纸张定量为60g/m-80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。
2、公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm*257mm，尺寸的允许偏差±1cm。(2)公文页边及版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm*225mm（不含页码）
3、公文中图文的颜色行政机关的公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。
4、排版规格与印制装订要求（1）排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。（2）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（3）印刷要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（4）装订要求公文应左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后脊不可散页明订。装切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。
5、公文中各要素标规则组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于纸色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。（1）眉首①公文份数序号；②秘密等级和保密期限；③紧急程度；④发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称，发号公文由发文机关加“文件”组成；命令（令）由发文机关全称加“命令（令）”组成，会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成，其他公文可只标识发文机关。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm*15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。⑤发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入序号不编虚位，不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。⑥签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（2）主体①公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，发号公文应当标明发文机关，其他公文不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名名号外，一般不用标点符号。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；四行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。②主送机关主送机关指公文的主要管理机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称之后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。③公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2号用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：
1、****”）；附件名称不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。⑤成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写成“0”。⑥公文生效公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况：单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正，居中下压成文时间，印章用红色。联合行文印章：当联合行文加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文这间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。⑦附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（3）版记①主题词主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。②抄送（抄报）抄送（抄报）机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号分隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。③印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号宋体字，印发机关干部左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。④版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是显得美观。⑤版记的位置版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
6、页码用4号半角体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
7、公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
（二）收文处理
1、概念：收文处理是指收到人证的输过程，包括签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。
2、具体要求：（1）签收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；二查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；三查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；四查清文的登记数与实有件数是否相符。拆封做到三个明确。即一明确一般文件由办文人员拆封；二明确领导“亲收”“亲启”的封件，由领导本人拆封或由其委托的人代拆；三明确密件交由机要文书或机要室拆封，妥善办理。（2）登记项目包括收件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、份数、分送部门、签收、备注等。登记的具体范围包括：上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要输的文件；下级机关文件。包括请示、报告性文件；重要的带有密级的刊物、资料；其他机关商洽问题和需要答复的文件；上级极关召开会议印发的会议文件材料。（3）审核主要是收到下级单位的上行文后进行预审，合格公文进入正式办文，不合格公文可以退回。（4）分发应分阅知件和阅办件填好《文件传阅单》或《收文处单》后分送给有关领导、有关部门和承办人员阅知办理。（5）拟办是对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。上级来文，主要写“请**领导阅示，批示”，“拟请**部门办理”；下级来文或平行文，主要写“拟请**部门阅处”；需要多个部门联合处理的，需要选出牵头单位和辅助单位。拟办应在收文处理单上给出拟办意见，并签名，写日期。（6）批办是指机关领导人或有权人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的主要内容包括：
1、提出处理该份文件所述问题的原则和方法；
2、提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限；
3、凡是需要两个单位或者多人共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行；
4、需传阅的公文，写明传阅范围，对象等。
7、承办是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。总体来说要按照领导的批示，抓好落实。
8、催办就是要对那些必须输答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的形式分口头催办、电话催办和书面催办等。
9、注办要注意以下四点：一是一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期；二是需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号；三是用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话者、主要内容等，并由承办人签字；四是不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。
（三）公文立卷归档工作
1、公文立卷（1）公文立卷是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。公文立卷的原则：一是公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以维护文件的完整与安全，便于文件的保管；三是公文立卷，为档案工作奠定了基础。（2）公文立卷的主体可以是综合部门（办公室），也可以是会计、保卫、人事、科技等专门部门。小机关一般由办公室或秘书科集中立卷。（3）公文立卷的范围反映本单位主要职能活动和基本面貌的文件是立卷的重点。公文立卷文件材料范围包括：上级机关的文件材料；本机关的文件材料；同级机关非隶属机关的文件材料；下级机关的文件材料。（4）公文立卷的方法
1、文件集中；
2、文件归类；
3、编制立卷类目（类名和条款）（5）卷内文件的整理和编目
1、按照一定标准对卷内文件进行排列；
2、对卷内文件编制页号和件号；
3、填写卷内文件目录。主要项目有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。
4、填写卷内备考表备考表置于案卷末尾，项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。
5、拟写案卷标题；
6、填写案卷封皮；案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号等。
7、排列案卷；
8、编写案卷号；
9、编制案卷目录。
2、案卷归档（1）归档制度1）归档范围有价值即归档。2）归档时间机关文部门或业务部门一般应在第二年的六月前向档案部门移交档案。3）归档要求。一是应归档的文件齐全、完整；二是文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；三是归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷；四是案卷标题简明确切，封面清楚、目录完整。（2）文件的保管期限1）列为永久保存。是指那些反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。2）列为长期保存。是指那些反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。期限为16-50年左右。3）列为短期保存。是指那些只在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。期限为15年以下。
四、会议组织工作
（一）会议的涵义和要素
1、组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一；
2、会议的要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。
（二）会议的分类
1、按照内容性质的不同，会议可分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等。
2、按照会议铁形式的不同，会议可分为小组会、座谈会、报告会等。
3、按照与会人员的成分的不同，会议可分为党委会、董事会、记者招待会等。
4、按照人数、规模的不同，会议可分为大型会议、中型会议、小型会议。
5、按照会议召开的规律或日期的不同，会议可分为定期例会、临时性会议等等。
（三）会议的功能
1、决策功能；
2、指挥功能；
3、沟通功能；
4、协调功能；
5、动员功能；
6、显示功能。
（四）会务工作的办理
1、会前准备、会议准备、会后整理工作。
2、会议工作流程一般为：拟定会议内容→拟出会议方案→报领导审批→下发通知→会务准备工作→会议记录整理材料→归档。
（五）会场的排座
1、小型会议；
2、大型会议。
五、办公室事务管理
（一）环境、卫生、安全管理
1、环境：方便、舒适、和谐统一。
2、卫生：干净、整洁、整齐美观。
3、安全：无任何隐患和事故。
（二）日常工作与管理
1、日程工作安排；
2、领导约见安排；
3、临时性工作处理。
（三）电话管理
1、电话机和电话费管理；
2、电话记录处理；
（四）印章使用与管理
1、印章的刻制和启用；
2、印章的审批和使用；
3、印章的保管。
（五）介绍信的使用与管理
1、介绍信是用来介绍派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。
2、介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题：（1）介绍信的格式应符合要求；（2）介绍信应由专人管理；（3）出具介绍信必须认真履行审批手续；（4）妥善保管好介绍信的存根。
（六）值班工作
1、值班工作的主要任务；
2、值班记录的编写和处理。
（七）保密工作
1、保密工作的重要性；
2、保密工作的内容。
（八）办公用品管理
1、办公用品管理的内容；
2、办公用品管理的原则。
（九）接待工作
1、内容
2、类型
3、程序
4、接待工作计划
5、接待工作实施
（十）财务管理
（十一）车辆管理
（十二）人事档案管理
（十三）应急管理
（十四）其它管理
法国在第二次世界大战前，行政部门分散，相互争夺政权，不能按国家的利益和衷共济。文职人员在传统僵化的政体下大多热衷于文牍主义，从而使得许多有才智的人沾沾自喜于熟练的文笔，起草指示，书写报告或草拟规章，而往往置工作中的协调统
一、大公无私、忠于职守、工作努力创新、提高效率和效益而不顾；至于人事制度更存在严重缺点，即缺乏培养训练，缺奖惩制度，凡事采取任人唯亲的中庸之道。总之，法国战前基本沿袭缺乏生机的腐朽传统。二战后，即在年制定了包括秘书在内的公务员法规，确定了公务员权利与义务，规定了公务员的种种准则，特别是有关招聘、培训、职责、凭考试录用等等准则。其中从培训来说，培训有五门课，即公法、经济学、社会事务、国际关系与公共财政。外语亦是必修科目，要求精通一种现代外语，初步掌握第二门外语。选修课包括数学、统计学及其它科学。考生被录取后就作为公务员进行培训，就要按文官要求考查文官系统各个方面的工作，以及业和工业系统的工作盘旋于脑中，培训时间为两年个月，二年级的一部分时间（一般为两个半月）用于深入学习业与工业企业，使学员知悉业和工业的工作性质和业务范围等。学完后随从长官、经理从公办事，以增见识，耳濡目染，心领神会，当会受益匪浅。
．法国的内阁办公室
内阁办公室与各部的组织机构大体相同。它由必须懂得知晓所提出的政策可能引起的一切技术上、政治上和社会上的后果的主要领域的专家所组成。法国的内阁是负责制定政策和做出决定的最高机构。内阁所属各部都不设常务秘书，因常务秘书的基本作用在于向部长提出咨询意见，这点异于英国。法国以外交部为主的政府少数部门虽也设有秘书长，但与英国的常务秘书也不尽然相同。法国各部或政府部门的内阁组长，具有常务秘书的某些职能，但与英国的常务秘书很多地方又不相同。在发达国家中，法国秘书的基本概念和任务同其它国家亦异。醒目之处在于法国严格的专业化，是指导政策制定的基本原则，提出政策的人，必须是各主要领域的专家，他们必须懂得知晓所提出的政策可能引起的一切后果。政府各部，都设立以董事长为首的董事会（或称董事司、董事局），各部的董事会原则上是平等的，但在实践中地位和重要性并非全然一致。部长的内阁，称为内阁组长，系整个体制中最关键的人物，往往可以代表部长，故而十分关心全部的政治领导以及政策与活动的政治影响。法国部长通过他和其他成员领导全部工作。但他是由部长任命的，故而和英国的常务秘书身份上却不相同，他虽是由部长任命，但必须经总理批准，而且法国有一项谨慎挑选候选人担任这项职务的制度。根据法国制度，部长对于本部高级官员的任免，有较大的控制权。根据惯例，新部长上任后，一般就发生内阁人员变动，但情况并非频繁。
总之，法国的内阁办公室，其人员系由两部分组成：政治部分，由总理的私人顾问组成；常任公务员团，其中部分公务员由总理亲自指定。作为内阁办公室行政人员的一般公务员，负责指挥各部门之间的技术关系，协调政府各部的活动，准备立法草案和安排会议等。此行政人员队伍由政府的秘书长领导，他与内阁的政治部分保持密切关系。作为秘书长，他不仅为内阁各种会议准备议程，而且行使文官系统负责人的职能。他在政府活动的各个主要方面，如财政、教育、农业、外交等方面都有技术顾问协助工作；他参加内阁会议，并主要通过技术顾问，检查政府决定的执行情况。内阁秘书处政治顾问团团长，实际上就是秘书处主任，但他要与秘书长密切磋。如双方发生意见分歧，有关问题的政治因素总是得到优先考虑。同时，总统秘书处也设有一名秘书长，但他与政府的秘书长不同，系被任命的政务官员，随政府的更迭而更迭。
．法国政府的秘书机构
法国政府的秘书机构比较健全，从总统府到中央各部，都设有秘书工作机构。总统府设有办公厅、总秘书处及总统私人秘书处和总统私人军事参谋部，分别负责总统府及总统的秘书工作。（）办公厅，是总统的办事机构。办公厅设主任一人，副主任一人，秘书若干人，并设新闻专员、财务处长、礼宾处长等，副主任协助主任工作。办公厅的职责是负责处理总统的日常行政事务。例如负责人事和预算工作，安排总统的礼仪和接见活动，负责总统的安全保卫工作。（）总秘书处，是总统的机要机构，也是总统指导和监督政府各事的主要重要部门。总秘书处由十几名高级宫员组成，每人主管与政府各部相应的机构，其中最主要的有处理财政、内政、外交、教育、科研、新闻等事务的机构。总秘书处的成员必须有较高的才能，而且必须勤勤恳恳地工作，有时要以惊人的速度用书面形式准确无误地为总统提供所需要的事实、数字和论点。总秘书处的任务是同各部进行联系，对各部的问题进行分析研究，提出改进意见，供总统参考。总秘书处设秘书长、副秘书长和秘书顾问各一人，秘书长是总统最重要的助手，协助总统决定重大的政治性问题，于总统、总理和各部之间起
桥梁作用。总统的一切决定都要经他那里发出，而总理府和各部的信息又都要通过他转达给总统。秘书长还可参加国务会议和研究特殊问题的各种政府会议，对会议中的资料加以分析、研究，提供总统作为指导工作的参考，并与总统共同研究各项文件的处理，就各类问题常与总理及各部部长进行协。他又是总统的发言人，由他来协调各个办事机构的工作。当总统公出或休假期
间，就由秘书长负责同有关部门的联系。副秘书长和秘书长顾问协助秘书长工作。此外，总秘书处还有十几名技术顾问，分别联系几个部。（）私人秘书处，其中有主任、副主任各一名，私人秘书两名，任务是管理总统本人的日常事务工作。（）私人军事参谋部，设军事参谋七人，其任务是负责向总统提供军事情报，安排防务委员的工作日程，起草总统的军事决定，起军事方面的秘书工作。
．总理府
总理府设有办公厅和总秘书处两个重要办事机构。总理府办公厅负责同总统府办公厅联系，监督中央各部门的工作，是总理的参谋和办事机构。办公厅设正、副主任各一人，还设有负责文官事务、外交、邮电、农业、税务等方面的特派员及地方事务、司法、财政、工矿工程等各种技术顾问若干人。办公厅正副主任除参与研究决定政策外，还直接与各部部长进行工作联系。办公厅的每位成员皆总理耳目，有时还可作为总理的代言人，对外发表声明。总理府总秘书处，亦总理办事机构，主要负责内阁会议、部际委员会的文件，包括起草法律草案和命令，将法律草案转交给议会，并将议会通过的法律交给总统和有关部长签字；保管总统或总理签署的法律和命令，安排部长们答复议会的质询；将政府文件文由《法兰西共和国政府公报》发表。总秘书处下设行政公职总局、政府公报局、文献局三个机构。总秘书处的工作由秘书长主管，秘书长还参加内阁会议，并管理会议记录，主持拟定报告及一切有关的决定。
．部长办公厅
其主要的任务是负责向部长汇报情况，监督和协调各单位的工作，负责与其它部长办公厅联系，负责与政治家和新闻机构联系，与部长所在选区联系以及领导秘书处的工作。部长办公厅实际上是私人秘书处，办事人员大多数都是为其个人服务的部长亲信，对部长个人负责，与部长共进退。自五十年代以来，由于部长职能日益复杂和扩大，已有大量文官掺入工作。部长办公厅内起主要作用的是办公厅主任、总务长和技术顾问。办公厅主任是部长同部内、部外联系的桥梁，并可受部长委托签署文件，代表部长答复议会质询，接见来访者，处理部内和下级机关发生的矛盾等。总务长在部内的地位和作用，决定于同部长的关系，若关系密切，就被授予范围较广的任务，如处理部长的政治性信件，代替部长同地方官吏的联系工作；若关系疏远，则只能处理一般事务。技术顾问是部长同各司之间的主要联系人，一方面负责同各司具体联系，另一方面又代表部长对各司的工作进行指导。法国各部皆设有秘书长一职，秘书长协调部内工作，监督部内各单位执行政府政策的情况，考核部属官员的工作效率，并负责作必要的升迁决定。各部秘书长，实际上是部长的顾问，其地位列于部属各单位文宫之首，联系部内各单位工作，随时向部长提供情报和意见。部长有一定任期，而秘书则不随部长更迭。因此，历任部长都得依靠与他的合作而发挥自己的作用。
《法国的秘书和秘书工作》
上半年度秘书工作总结
秘书年终工作总结
秘书工作总结模板
秘书年度工作总结
工作总结及体会