毕业档案管理范例
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高校学生档案管理一般是由高校学生工作部门、毕业生就业的相关单位负责管理，与学校档案管理中心或档案室的综合档案管理各司其职、相互独立。从90年代末开始，各个高校开始重视档案管理，陆续建立档案馆，高校毕业生档案逐步转入学校档案部门与社会人事中心进行统一全面管理。进入21世纪，学生档案管理日益受到重视。2008年8月，国家教育部第27号令，《高等学校档案管理办法》9月正式施行。文件扩大了档案的内容，首次将“学生类”档案纳入高校档案管理的范围，明确规定了学生档案的管理内容、管理方式，标志着对高校学生档案管理提高到一个新的高度。我国高校档案工作进入了一个新的发展时期。
二、毕业生档案管理存在的问题
1.管理主体多元化
（1）高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校，一方面原因是学校没有统一规范要求，另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来，中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重，而中小企业一般不具备保管人事档案的资质，也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向，他们或不知道档案到底该去什么地方，或认为档案根本没有什么用，就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。（2）毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费，甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处，就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生，因为不需要将档案带到国外，也会私自存留个人档案。（3）地方人事机构存放毕业生档案。一是各地方人事机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案；二是人事机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议；三是毕业生档案在人事机构，但是毕业生本人不是生源地学生，也不是代管单位职工。
2.管理流程简单化
（1）管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式，一种是新生入校后，由学校档案馆（室）统一管理，各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档，由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离，归档、查阅手续烦琐，不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后，学生档案随学生分散到各院系所，由院系所派专人一般是辅导员负责管理，学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅，便于实施动态管理。但是管理队伍庞大，管理分散，且缺乏专门的管理场所，档案的安全性和保密性皆无法保证。（2）档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作，参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中；学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立；学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单，不同个体评价性表达模板化、笼统化，缺乏针对性描述，生动性差。
3.服务功能弱化
学生档案的服务功能主要体现在四个方面：一是服务学生成材，二是服务教育教学，三是服务学生就业，四是服务用人单位。但是由于毕业生档案整理归档工作滞后，一般临近离校时集中归档，致使用人单位来校查阅硕士研究生档案看到的是本科阶段的档案材料，查阅本科毕业生档案看到的是中学阶段的档案材料。
三、解决毕业生档案管理失范的路径探析
1.提高档案意识，理顺档案管理机制
27号令把领导体制提升到“总则”中，首次规定了高校内部档案工作由高校校长领导，并明确了其主要职责，进一步确立了学生档案的价值和保存任务，明确了学校各级领导及工作人员在学生档案管理过程中的职责。各高校应深入开展学习贯彻教育部27号令的活动，提高从学校领导、基层工作者到全体学生的档案意识，建立高校档案工作体系。毕业生档案管理多元化的问题，是在市场经济条件下，多种所有制经济并存及单位与职工双向选择的现实决定的。27号令从根本上解决了教育行政部门与档案业务主管部门在高校档案管理的领导体制和职责上的不明确，进一步强化了省级及以上教育行政部门的高校档案工作主管责任和档案行政部门的业务指导监督义务。通过加强对毕业生档案管理的监督和对托管毕业生的教育及托管单位的考核，使存放在人事机构的毕业生档案得到动态更新，减少“弃档”现象，为毕业生进一步就业打下基础。
2.加强制度建设，引入档案管理质量体系
高校应严格按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》的要求，结合学校工作实际，制定有关学生档案管理的规范性文件，包括《高等学校学生档案收集制度》、《高等学校学生档案归档内容与范围》、《高等学校学生档案查阅借阅制度》等，对新生档案的接收、日常的归档整理、毕业生档案整理、转递等不同时段的工作明确工作要求，制定具体、详细、切实可行的管理办法。为了保证毕业生档案管理工作的质量，应当引入ISO9000质量管理体系。利用其先进的质量管理理念，丰富和完善档案质量管理理论，规范档案管理，促进档案质量的提高。另外，通过采用PDCA方法对档案管理过程进行质量控制，对体系中的档案过程控制进行优化，从而改革高校传统档案质量管理的观念与模式，构建适应当前需要的档案质量管理体系，完善并规范档案管理流程，不断提高高校学生档案质量。
3.完善管理模式，提高档案工作队伍素质
高校应结合自身情况，健全高校档案工作人员岗位责任制，规范档案流转的整个程序，确立本校档案管理模式。对于招生规模较小的学校，可以实行档案集中管理，但必须委派经验丰富、责任心强、素质过硬的专业人员进行管理。对于招生规模较大的学校，可以由学校统一招聘、统一培训学生档案管理工作人员，然后分配至各院所。在提高档案工作队伍的综合素质的问题上，要吸引人才，留住人才。加强档案人员的业务培训和知识拓展，要求档案人员在掌握档案基本理论和基本业务的基础上，主动学习相关领域专业知识，掌握计算机、网络、电子政务及办公自动化、信息开发和数字档案馆建设等现代化管理知识，全面提高综合素质。要转变管理理念，澄清毕业生档案的重要性及其服务于学生成长发展、服务于教育培养、服务于就业单位的意识。
4.重视档案信息化建设，提升毕业生档案后续服务功能
关键词:大学毕业生；人事档案；破局
大学毕业生人事档案记录着毕业生在校期间的所有个人信息，既包括学生的个人实践经历、政治思想素质、品德作风，又包括学生学习成绩、社会实践能力、个人特长等，能够反映毕业生的综合素质，是对大学生从入学直到毕业整个过程中德智体美全面发展的真实记录。为满足社会发展对人才的需求，同时为大学生自身发展，做好大学毕业生人事档案管理工作至关重要。
一、意义追寻：大学毕业生人事档案管理的现实作用
一方面，大学毕业生人事档案是对大学生读书时期学习、生活情况的记录，体现了大学生的全面素质，是大学生参加社会应聘，进行职称评定或缴纳保险等的重要凭证。可以说，毕业生人事档案管理水平，对毕业生就业及未来的人生发展能够产生直接影响。有学者指出科学的档案管理能够有效提升大学生的就业水平，最大发挥其就业的自主性。另一方面，科学推进大学毕业生档案管理工作，能够充分体现高校对大学生合法权益的尊重与呵护。高校对毕业生档案管理保存、归档等过程中出现问题的识别与解决过程，是对即将进入社会的毕业生提供物质、精神支持的体现，是高校对毕业生的人文情怀的展现。
二、困局初探：大学毕业生人事档案管理中存在的问题
（一）人事档案管理制度不规范。高校毕业生档案管理工作比较随意，虽设立了专门的档案管理部门，但并没有明确的规章制度，收集、利用、保管制度及监督措施缺失，在具体的档案收集、利用、保管工作中无据可依，加之缺少监督措施，对于档案收集利用过程中的错误之处不能及时发现，致使档案管理工作陷入困境。一是档案利用流程不规范。高校档案管理部门有时会将毕业生档案随意提供给他人借阅，不能及时督促他人返还毕业生档案资料，或是向他人告知毕业生的个人信息数据，这些行为可能会致使毕业生档案丢失，不利于毕业生个人信息安全，容易给给毕业生造成不必要的困扰。二是档案保管不规范。大学毕业生人事档案在编目、排序等工作上，缺乏规范化设定；档案借阅登记工作履行不力，借阅规定、保密规定均未有明确规定；人事档案出现损毁后，不能进行及时修补；没有形成定期跟踪监测制度，即使制定了相应条款，也只是“落实在墙面上”，并未对实际工作切实发挥导向作用。此外，保管工作多头管理问题凸出，大学毕业生在校档案分散在多个机构部门，各部门标准并不统一，这对毕业生人事档案安全性十分不利，也给档案借阅工作造成很大不便。
（二）人事档案信息化管理水平偏低。目前，很多高校的毕业生人事档案管理工作都介入了信息技术。但是，信息技术在纸质档案查找中的利用率较高，而信息化管理并未真正实现，毕业生人事档案管理中，并未发挥现代信息科技手段的效用。结合当前高校对毕业生人事档案的管理现状可以发现，就人事档案管理手段和信息服务方式来说，远远无法满足信息时代的发展需求。在毕业生人事档案管理中，存在重保管轻利用的问题，档案管理部门只是按时接收档案，进行整理保存，适时提供一些凭据，但在人事档案信息的开发利用上并未做过多考量，使档案信息资源的开发利用进一步受阻。在档案信息管理上缺少统一的标准，都是由本校计算机专业实施自行开发，完成档案信息系统的构建。由于高校档案管理属于服务性质，没有盈利性可言，一旦管理系统成功开发实现运作后，对系统后期数据库的建立维护重视不够，导致毕业生人事档案信息库的信息量有限，信息质量偏低，数据库查全率较低，使毕业生人事档案信息管理系统可信度受到质疑，制约了档案信息系统的利用率提升。
（三）对人事档案管理认识不足。在劳动人事分配制度改革深入推进的背景下，人事任用方式发生了极大变革。大学生毕业后不再由国家统一安排分配，而是用人单位和毕业大学生进行双向选择。这种情况下，用人单位对职员的招聘也发生了改变，由被动接受到现在的择优录用模式，这就要求大学毕业生必须在找到合适的就业单位上花费更多精力，使毕业生对人事档案的去向反而并不十分关注。同时，大部分大学生不了解人事档案管理的重要性，认为只要毕业后拿到毕业证书即可，人事档案无关紧要，导致人事档案本应发挥的效能被大大削弱。
三、破局之法：大学毕业生人事档案管理的改进措施
（一）规范人事档案管理。对大学毕业生人事档案管理进行规范，完善人事档案内容，强化推进档案保管，形成监督管理机制，对各个部门的职责进行明确，促使档案管理工作更加规范化，具体而言：第一，对毕业生档案收集制度进行规范。对大学毕业生人事档案收集范围进行明确规定，确保毕业生人事档案收集纳入相关制度体系中；拓宽毕业生人事档案收集渠道，对人事档案相关信息数据要及时把握，做好人事档案集中收集管理，形成跟踪收集机制。第二，对毕业生人事档案借阅利用的范围和对象进行明确。严格履行人事档案借阅手续。凡是查阅档案的人必须携带个人身份证件，出示单位介绍信件，对查档审批表要认真填写，并加盖单位公章，提请单位负责人进行签批。高校档案管理部门要对查档人信息进行严格验证，对于没有手续或手续不全的人要坚决制止其行为。超出借阅期限，仍然不予归还人事档案者，档案管理部门要主动催促，敦促其尽快返还。第三，对毕业生人事档案进行规范保管。在档案登记方面要明确流程、规范填写，制定相应的转递制度，明确转递内容。在转递毕业生人事档案时，管理人员要对档案内容进行检查，有不符合要求的材料必须剔除，将缺失内容填补完善，对缺损内容进行修订；要对其流程进行规范，在转出方面，结合规定的要求对转递通知单认真填写，以机要方式向转入方转递，在接到档案后，转入方对档案材料要认真核实，做好档案接收的相关记录，确保无误后，在转递通知单回执上签名盖章，向转出方寄回。毕业生人事档案隐私性强，是机密档案一类，要对毕业生人事档案安全进行保障，尽可能避免在转递过程中出现档案丢失及损坏现象，通过机要流程实现毕业生人事档案的转递，禁止私带货邮寄。一些相关单位及人事机构，对于学生自己携带的档案必须拒绝接收。
（二）提升人事档案信息化管理水平。对毕业生人事档案进行信息化管理，就要促使人事档案信息资源得到高效利用，并更新思想观念，在工作中提高对信息化档案管理的认识，积极参与到毕业生档案信息化建设中。例如，可以利用照片扫描技术，对毕业生基本资料进行收集，利用数字辨别技术，结合条形码技术，运用数码影像技术，实现信息化的毕业生人事档案管理。实行大学毕业生人事档案管理，广泛利用信息技术，促使人事档案管理更加科学，真正实现网络共享，在信息系统中，对毕业生的基本信息做统一标准录入，设置多种检索方式，形成利用性强的毕业生档案信息资源数据库；将容易遗失的重要档案通过扫描后保存到系统中；针对重要档案数据信息，采取刻录在光盘里的方式。通过多种方式，对毕业生档案资源库进行设立，使毕业生能快速获得就业所需相关信息，为毕业生就业提供便利。利用计算机、互联网等现代科技，实现大学毕业生档案信息管理，有利于保证学生档案信息的安全可靠性，提升管理水平。此外，要注重对档案信息化提供安全保障。采用信息加密技术，对数据库中的数据、文件、口令等信息加以保护，使网上传输数据更加安全，利用数字签名技术，便于辨认及验证毕业生档案信息。采用防火墙技术，为网关服务器运用提供安全保障，建立内部网、公共网之间的安全网关，对私有网络资源进行安全维护，避免出现信息擅用或泄露问题。
（三）增强毕业生人事档案管理意识。大学毕业生人事档案涵盖了其在校期间所有经历和个人表现，涉及到毕业生步入社会后干部身份的拥有，与毕业生工作中转正定级、福利待遇、职务升迁等关联紧密。档案内容信息权威真实，在毕业生日常生活中的作用十分显著。因此，大学毕业生对人事档案必须高度重视，在入学的那一刻开始，就要将个人人事档案相关资料主动移交给学校档案管理部门，使个人人事档案得到安全保障，避免出现丢失。毕业生找工作过程中，要向用人单位咨询转递保管档案事宜。对于暂时未就业的毕业生，要到户籍地或目标地人事中心，将自己的人事档案托管给相应机构。如果毕业生弃置人事档案，或者是放到托管部门后不管不问，可能会使档案成为死档，对将来的档案运用十分不利，所以，在托管机构完成人事档案托管后，要向其积极缴纳托管费用。
四、结语
关键词：新形势；大中专毕业生；档案管理；创新
引言
随着我国大中专毕业生就业制度不断建立、发展与改革的进程，越来越多的大中专毕业生开始步入社会，特别是当前这个信息技术不断发展的时代背景下，就业方式呈现出多样化表现形式，毕业生档案管理工作因此而越发的困难。目前，大中专毕业生档案仍是学生接受教育的原始记录及凭证，是学生今后就业、职称评审、计算工龄和社会保险等多方面的参考依据。现结合我国大中专毕业生档案管理现状来看，还是远远无法满足新形势发展需求，学生档案资源未能得到充分利用。为了改善这一现象，笔者从大中专毕业生档案管理现状为切入点，有针对性提出具体问题，再基于此提出具体的创新建议，希望能够有效提升大中专毕业生档案管理服务水平。
一、新形势下大中专毕业生档案管理中存在的问题
1.档案管理制度有待完善。在大中专毕业生档案管理过程中，很多档案管理部门都是按照《干部人事档案材料收集归档规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等文件来进行管理，没有结合自身实际情况进行管理，也没有制定出具体的管理细则及制度，所以整个大中专毕业生档案管理工作质量也有待提升。具体而言，在工作过程中缺少制度指导与规范，在归档、查档、调档等环节上没有明确的管理制度，或者是管理制度没有及时更新，尤其是在计算机网络不断发展的环境下，更是容易出现丢档、信息失真、改档等情况。所以，只有建立严格的档案管理机制，才能更好地保障档案管理效果。2.档案整理不够规范。因大中专毕业生数量逐年增多，不同地区大部分毕业生人事档案自然也会随之转回生源地，当地人才交流机构接收到的毕业生档案数量也随之逐年批量增加。在这种大中专毕业生生源档案数量不断增加、档案管理工作人员不足、档案流动十分频繁等不利情况下，造成档案工作人员较为被动应付档案的归档、传递、查阅等一系列日常档案管理工作，档案管理部门只发挥出“保管员”的角色，对于接收到的毕业生档案进行存储时，也只是简单的按照其毕业学校、时间或者是接收时间的差异性来进行简单的编号登记，在档案整理、归纳及收集过程中还是初浅的。在这种档案管理不够规范的情况下，毕业生档案内容也因此出现了管理不够完善等情况，直接影响了大中专毕业生档案管理工作的严肃性，整个档案管理工作效率也因此大大降低，更无法为大中专毕业生提供优质服务保障。3.档案管理方式滞后。在信息技术时代背景下，档案管理工作也迫切需要进行信息化管理，相形见绌的是，一些大中专毕业生档案管理方式呆板，档案管理形式较为落后，依然还存在以手工操作为主，计算机操作为辅的情况，虽然大多数都在使用计算机进行录入管理，但是在进行实际档案管理时，也仅仅只是局限于将名字与毕业学校等较为基础的信息，直接输入微机中及查询档案编号，然后再由档案管理人员找出毕业生档案资料等情况。由此可见，计算机现代化管理功效尚未有效发挥，整个档案现代化管理效率与水平也相对滞后。4.企业对毕业生档案管理重视不够。在社会不断发展过程中，大多数国企都已经进入了改制，多数企业几乎都是私营企业、民营企业，企业在发展过程中都是企业自己说了算，他们在招录毕业生时，看重的都是学生的学历和专业，以及究竟能不能为企业带来经济效益，而对于毕业生档案问题大多重视程度不够，所以没有对毕业生档案进行及时的收集、归档与整理，只是在需要使用档案时，才由毕业生本人直接到人事部门进行档案查询。在这种情况下，学生在企业工作以及学习方面的存档工作自然也就不够完善，出现了较多的档案管理问题。5.毕业生本身对档案管理认知不足。现在很多大中专毕业生认为，毕业后只需毕业证到手，找到工作岗位即可，而对于人事档案或有或无都无所谓，用处并不大。在这种态度认知下，大中专毕业生档案工作常被忽视在所难免。还有部分毕业生在外地工作，没有及时将人事档案转出，对人事档案不管不问，在这种情况下，一旦需要使用本人人事档案时，毕业生自然也就无所适从。近年来，政审、调动、调资、职称晋升等工作都需要以学生人事档案作为依据，大中专毕业生档案管理尤为重要，更应引起全社会和大中专毕业生本人，对这种档案管理认知不足的情况有一个清醒认识，从根本上改变这种人才档案管理现状。
二、新形势下大中专毕业生档案管理创新举措和建议
1.建章立制，创新管理。档案管理制度是有效开展这一项工作的基础与前提，新形势下大中专毕业生档案管理工作质量要想提升，人才档案管理部门要结合上级文件精神、大中专毕业生档案管理实际，制定出较为完善的地域性毕业生档案管理规章制度。首先，对档案归档制度进行完善，结合学校档案管理工作过程中形成的具有保存价值、需要归档的各种门类以及载体文件材料及时进行规范，明确归档时间、归档范围以及归档整理质量要求。其次，对档案保管制度进行完善，学校需要形成专门的各类载体档案管理，同时对所有档案进行集中管理，构建出科学化的档案管理制度，逐步实现规范化、现代化管理。最后，对档案利用制度、保密制度进行完善，一方面对于档案利用情况一定要做好登记，熟悉档案管理内容，及时提供便利；另一方面认真执行上级相关档案保密工作制度，制定出相应的档案密级，以此来确保档案管理质量。2.规范操作，创新载体。在管理过程中对于已经接收到的毕业生档案，首先，档案管理人员需要进行重新整理，及时将一些没用的案卷资料进行剔除，对于已经存储的案卷资料则需要进行重新组卷。使大家明确重新组卷的目的，就是为了将那些相互关联的资料重新组合在一起，在这一过程中管理人员需要编写相应的目录、页码、标题等，然后将其一一对应、装订成册。其次，进一步做好收集工作，按照《干部人事档案材料收集归档规定》，对档案内容及时进行完善，加强对毕业生思想品德、实践能力，以及政治素质等多方面材料进行完善，使其近期经历完整的体现出来，这样才能有效提升档案使用价值。3.多元发展，创新模式。新形势下大中专毕业生档案管理工作质量要想快速提升，需要在管理过程中及时创新管理方式，实现现代科学化管理。具体而言，在管理过程中意识到现代化信息技术的价值，在发展过程中多元化发展与创新，借助于信息技术来创新档案管理手段，从而提升管理质量。还需要在管理过程中加强对现代化技术的使用，以此来有效提升档案管理效率，在这一过程中可以积极借助于ERP系统、资源管理系统、CAD/CAM系统等技术来创新档案管理模式。最后，档案管理人员需要不断汲取新知识，在管理过程中逐渐掌握信息化相关知识，将档案现代化与企业信息化有效结合在一起，以此来有效提升大中专毕业生档案管理质量。4.强化宣传，创新舆情。针对企业以及大中专毕业生对档案认知不足等情况，相关档案管理部门可以加强舆论宣传，积极借助于网络、微博、政府网站以及人才市场等多种途径来进行宣传，让其能够意识到大中专毕业生档案管理的重要性，这样才能进一步提升档案管理效率，为广大大中专毕业生提供优质高效人才档案服务，促进人才流动良性发展。
三、结语
综上所述，在新形势背景下，大中专毕业生档案管理工作也面临着全新的问题与挑战，身处在这种环境下要想真正做好毕业生档案管理工作，不仅需要依赖于政府支持，而且也需要企业一同参与到其中，同时大中专毕业生在思想认知上也需要提高重视程度，这样才能在多方推进下有效提升大中专毕业生档案管理质量。
参考文献：
[1]姜颖.新形势下的毕业生人事档案管理工作探究[J].山西档案，2017
[2]庞如云.浅谈如何做好新形势下煤炭企业档案管理工作[J].山西档案，2013
[3]王爱侠.“互联网+”时代大学生档案管理工作改革创新研究[J].山西档案，2016
[4]王斌辉.大中专毕业生人事档案管理研究[J].兰台内外，2016
一、潍坊市高校毕业生档案管理服务工作总体情况
潍坊市的高校毕业生就业创业服务工作由潍坊市人力资源和社会保障局统筹负责，由其局属事业单位潍坊市公共就业和人才服务中心大中专毕业生服务科具体组织实施。大中专毕业生服务科现有工作人员16名，高校毕业生档案管理服务为该科室的一项重要职责，主要工作包括高校毕业生档案的接收、整理、入库、保管、转递以及查档、阅档、开具相关证明等。截至目前，大中专毕业生服务科档案数据库记录高校毕业生档案信息41.8万条，库存保管高校毕业生档案0.5万份。
二、潍坊市高校毕业生档案管理服务实践的三个阶段
纵观潍坊市高校毕业生档案管理服务工作，从档案管理服务便利化的维度考虑，大致可以划分为三个阶段。
（一）“单机版”阶段（2015年以前）
2015年以前潍坊市的高校毕业生档案管理服务相关工作多以人工为主，档案管理系统为基于VFP开发的“单机版”数据库，高校毕业生档案通过机要、专人送达等方式转递到到潍坊后，工作人员需手工拆封高校毕业生的档案，逐条将高校毕业生的毕业年度、毕业院校、姓名、生源地等信息录入数据库，档案查询方式也仅限于现场查询或电话查询的人工方式。由于潍坊市为山东省传统生源大市，年均接收高校毕业生档案3万份左右，加上高校寄送档案时间集中在每年的6月至9月，导致此时间段的高校毕业生档案接收、整理、数据录入等工作量巨大，有时出现档案积压未及时入库，毕业生查询不到档案的情况，引起少数高校毕业生和个别部门单位的不满，工作人员和高校毕业生就业服务机构压力很大。
（二）“网络化”阶段（2016年至2018年）
2016年，原潍坊市大中专毕业生就业指导中心针对高校毕业生档案管理服务方面存在的问题，尤其是档案查询方式落后的问题，主动求变，迅速创新转变工作思路，充分利用信息化技术手段，探索“互联网+”档案查询模式，先后开通上线了潍坊市人力资源和社会保障局网站、潍坊大学生就业微信公众号、爱山东潍坊人社服务微信小程序等查询方式，至2018年底，潍坊市高校毕业生档案管理服务完成了从“单机版”阶段到“网络化”阶段的转变，彻底解决了高校毕业生档案查询困难的问题，截至目前，已有30多万人次通过“互联网+”方式进行了档案查询。信息化技术在高校毕业生档案管理服务方面的应用，落实了党委政府“群众少跑腿、数据多跑路”的要求，大幅提高了服务对象的满意度，取得了良好的社会效益。“高校毕业生就业服务信息化建设”项目先后获潍坊市直事业单位服务创新项目三等奖，潍坊市直机关业务工作创新类“优质服务项目”。
（三）“全程网办”阶段（2019年至今）
随着高校毕业生就业创业公共服务模式新时代的到来，人民群众对高校毕业生档案管理服务提出了新的要求，潍坊市以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，着力开展“放管服”改革、落实“一次办好”，继实现档案查询网络化后积极推动档案转递的网上办理。2019年，根据山东省人力资源和社会保障厅统一部署，潍坊市大力推进流动人员人事档案管理业务流程再造，将潍坊市高校毕业生档案信息数据同步上传山东公共就业人才服务网，2019年11月19日，潍坊市通过“山东公共就业人才服务网上服务大厅”实现了高校毕业生档案转递的“全程网办”，实现了高校毕业生档案转递“零跑腿”，跑出了高校毕业生档案管理服务的加速度。截至目前，潍坊市已有2600多名高校毕业生通过网络办理了档案转递。
三、潍坊市高校毕业生档案管理服务工作取得的成绩
近10年来，原潍坊市大中专毕业生就业指导中心年均接收转递高校毕业生档案6万余份、接待服务对象1万人次左右、开具档案相关证明约0.3万份，为潍坊市的高校毕业生就业创业提供了优质服务，为全市的经济社会发展做出了贡献。2018年，“毕业生档案查询功能”被国务院办公厅选取为“全国一体化政务服务平台试点对接应用”，为潍坊市首批唯一被选中的项目；潍坊市高校毕业生满意度调查连续8年全省第一；原潍坊市大中专毕业生就业指导中心先后获评“潍坊市文明单位”“潍坊市工人先锋号”“潍坊市学雷锋活动示范点”“潍坊市五四红旗团支部”等荣誉称号；工作人员中1人次获评山东省就业工作先进个人、记三等功，1人次获评潍坊市先进工作者，1人次获评潍坊市就业工作先进个人，1人次获评潍坊市优秀团干部，5人次获评潍坊市大学生创新创业先进工作个人。
四、潍坊市高校毕业生档案管理服务实践的几点启示
民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。
二、民办院校就业档案服务程序
1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。
2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。
3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。
三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别
民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。
四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法
一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：
1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。
2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。
3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。
4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。
五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法
（一）高校毕业生人事档案管理对国家发展的重要性。
国家竞争的本质在于人才的竞争，高校毕业生作为我国人才队伍中重要的组成部分，对于推动国家的发展以及综合国力的提升而言发挥着重要作用，在此过程中，高校毕业生人事档案由于能够对毕业生的专业、学历、品德、才干等作出反应，因此可以作为实施人才竞争战略工作中的重要依据。同时高校毕业生人事档案本身就是我国档案管理事业中不可或缺的内容，因此，做好高校毕业生人事档案管理工作，无论是对于我国人力资源的发展还是对于我国档案管理事业的发展都发挥着重要作用。另外，高校毕业生人事档案可以让国家对高校毕业生的学习经历、就业方向以及工作发展做出了解，这对于我国调整人才战略、教育计划以及促进就业率的提升等可以发挥出参考作用。
（二）高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性。
高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性体现在两个方面：一是能够让企业更好的对人才做出选拔与分配，并更好的实现人尽其能。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位可以了解高校毕业生的学历、在校表现、实习经历以及工作经历，同时能够了解学生的思想状况与道德素质，这些内容能够作为用人单位开展人才选拔时的依据并提供参考作用；二是能够让企业更好的掌握员工信息与状态，从而为企业人力资源管理工作提供依据。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位能够在了解员工专业素质与综合素质的基础上为员工合理安排工作岗位，并为员工的考核与晋升提供必要依据。同时，根据高校毕业生人事档案所反映出的各类信息，社会用人单位可以针对岗位需求以及员工能力素质来合理安排员工培训，从而促进毕业生对自身工作的尽快融入以及职业能力的提升。
（三）高校毕业生人事档案管理对毕业生自身的重要性。
高校毕业生人事档案记录着毕业生的各类信息，并且也能够对毕业生综合素质做出反映。一是在毕业生求职过程中，毕业生的人事档案是社会企业事业单位人才招聘以及公务员考试录用等方面都需要做出考察的重要内容，在此过程中，毕业生人事档案发挥着依据作用；二是在毕业生参加工作后的职务晋升、职称评定、工龄计算以及保险缴纳等工作中，仍是档案都发挥着凭证作用；三是高校毕业生人事档案记录着高校毕业生的职务、待遇以及福利等情况，所以可以作为毕业生对自身合法权益做出维护的重要凭证；四是毕业生人事档案记录着毕业生在学习以及工作中的各项考核数据，以此为依据，毕业生可以更好的认识到自身的不足，并对自身素质做出有针对性的提升，从而推动自身事业的发展。
二、高校毕业生人事档案管理对策
（一）对高校毕业生人事档案管理给予高度重视。
在高校毕业生人事档案管理工作中，重视意识是确保后续管理工作得以有序发展的重要基础，因此，无论是高校、用人单位还是高校毕业生自身，都应当树立重视毕业生人事档案管理工作的意识。其中，高校领导对毕业生人事档案管理工作的重视程度决定着高校毕业生人事档案管理工作能否得到有序开展以及能否取得良好成效。对于高校领导而言，不仅要在意识方面认识到高校毕业生人事档案管理工作的重要意义，同时要在行动上为高校毕业生人事档案管理工作创造良好条件，并且要强化对毕业生人事档案管理工作的领导与把控。从行为实践方面来看，高校领导要通过举办展览、讲座等方式来提高档案管理单位以及学生对人事档案管理重要性的认识，同时有必要给予毕业生人事档案管理工作足够的资金支持，有必要重视高校毕业生人事档案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作设施的完善，从而确保档案管理机构能够从硬件、软件两个方面使毕业生人事档案管理工作的有序开展得到保障；社会用人单位则应当对高校毕业生人事档案的价值作出认知，虽然在高校毕业生人事档案管理中存在伪造内容或者内容单一的问题，但是这并非普遍的现象，因此，用人单位应当将毕业生人事档案当作是对毕业生作出的了解，对人才进行选拔与分配的必要途径，从而促使毕业生自身能够强化对人事档案管理工作重要性的认识；作为高校毕业生，应当认识到毕业生人事档案中的各类信息都与自身息息相关，其内容所具有的真实性、权威性以及有效性能够为毕业生的工作以及自我提升发挥出重要作用，所以，高校毕业生应当对人事档案管理给予高度重视，并了解人事档案管理流程与转递流程，从而避免自身人事档案的丢失。
（二）对高校毕业生人事档案管理工作制度作出完善。
在高校毕业生人事档案管理工作中，对管理工作制度作出完善是推动高校毕业生人事档案管理工作规范化的有效途径与必要途径。在此过程中，首先，高校要重视对毕业生人事档案管理工作中的档案构建、档案收集、档案管理以及档案归档等作出完善，并构建补充制度，从而推动毕业生人事档案的充实，确保体现出毕业生的各类信息。在此方面，高校毕业生人事档案管理部门要在档案收集工作中保持积极主动的态度，确保人事档案信息的准确与及时收集，从而为高校人事档案的良好利用构建基础。所收集的档案内容要具有完整、全面的特点，并重视体现出毕业生的专业能力、政治素质以及思想品德。为了确保档案收集工作取得良好效果，高校毕业生需要对档案收集范围做出严格的规定，同时要对高校毕业生档案信息收集渠道做出拓展与畅通，在构建追踪收集制度的基础上来确保人事档案信息的及时收集与查漏补缺；其次，高校要重视对毕业生人事档案的借阅制度与利用制度做出完善。高校毕业生人事档案价值的实现需要建立在高校毕业生人事档案得以有效利用的基础之上。在此方面，高校要对毕业生人事档案的利用与借阅对象和范围做出明确规定，对超出利用与借阅范围的档案或者对象，应当禁止利用与借阅。在利用与借阅手续方面，人事档案的利用与借阅人需要出示单位介绍信与个人身份证明，并填写审批表。高校毕业生人事档案管理单位在对这些内容做出核实的基础上才能够进行档案借阅。在构建档案借阅与利用审批制度的基础上，高校毕业生人事档案管理单位还应当制定有效的监督机制，通过对档案保管、借阅、利用过程作出监督来避免在档案的借阅与利用中出现违规现象，从而避免档案的丢失。对于违规现象，应当明确规定处罚措施，从而对档案管理工作者行为做出制约。
（三）推动档案管理队伍专业素养的提高。
关键词：毕业论文；教学档案；归档管理；过程管理；服务流程
1引言
2018年8月，教育部《关于狠抓新时代全国高等学校本科教育工作会议精神落实的通知》，明确指出要坚持问题导向，切实提高毕业论文（设计）质量，加强对选题、开题、答辩等环节的全过程管理。毕业论文指导环节是运用书本知识和技能进行创新创作的过程，是独立意义上的承担科研项目或企业课题的起点，是应用型本科高校人才培养的最后和关键一步。[1]在毕业论文指导环节，以需求为导向强化教学档案的信息化管理和利用，能够提高毕业论文质量，进一步实现高校档案教书育人的价值和功能。
2目前高校毕业论文归档和利用现状
2.1非纸质化的分散状态
目前，毕业论文相关文档包括题目任务书、开题报告、论文、保证书、质量评价表以及答辩记录等已经不再是纸质版，而是采用电子版，因没有统一进行信息化归档管理而处于分散状态。从教师利用的角度看，论文题名的采用专家人工审核方法，不仅工作量大、效率低下，也不准确。从学生利用的角度看，归档不完整导致毕业论文低层次重复，难以在原有的基础上提高。
2.2毕业论文创新型题目偏少
以郑州航空工业管理学院2020年计算机科学与技术专业262名学生的毕业论文题目为例。应用类题目是主流，而理论研究的题目偏少，创新型题目更是少之又少。研究领域主要是网站类，所占比例高达81%，如图1所示，毕业论文题目分布不均，低层次题目比较集中，是造成毕业论文质量较低的主要因素之一。
2.3毕业论文指导过程无人监控和监督
目前，毕业论文指导过程规范程度不高，多数还处于无序状态，监控和考核环节不连贯，甚至匮乏。专业负责人收集材料时的督促工作也缺乏制度设计，论文指导质量完全依赖教师的责任心。对于学生来说，由于没有过程考核，部分学生会以各种借口如考研复习、实习工作等不参与指导过程，导致毕业论文流于形式，最终设计作品和毕业论文质量普遍较低。
2.4归档工作缺乏信息化支持
教学材料整理归档工作需要信息化手段支持。毕业论文指导过程形成的材料较多，包括任务书、开题报告、论文成稿、查询报告、承诺书、质量评价表、答辩记录、答辩组评价表等。从学生到指导教师，到答辩组教师，如有更新，则需要重复这个过程。这些材料收集整理和归档工作量大，如果采用教学档案管理系统则会减少很多中间环节，大大提高工作效率。
3教学档案管理及服务对策和措施
3.1构建面向毕业论文指导的归档管理模块
（1）建立毕业论文题目管理模块。对毕业论文题目进行信息化管理，为教务、指导教师和学生提供相应的服务。（2）建立毕业论文过程考核模块。让教师的指导、学生的参与可见，方便督导督促和检查。（3）毕业论文文档归档和查询模块。主要负责毕业论文整个过程中产生的文档资料如任务书、开题报告、论文一稿、二稿、终稿、报告、承诺书、教师质量评价表、答辩记录、答辩组评价表等的归档，同时提供查询功能，方便查阅和再利用。（4）其它功能。如学生成绩录入，教师工作量核算，毕业论文质量分析等。
3.2建立毕业论文指导环节的教学档案服务流程
（1）选题管理的档案服务流程。运用优化的教学档案管理系统实现毕业论文题目管理，在题目对比查询、题目专业吻合度核验、选题难度与宽泛度指导等方面提供有效的档案咨询服务，以有效解决毕业论文题目出现的各类问题。（2）指导过程的档案服务流程。毕业论文指导过程管理不规范和缺少过程管理会导致论文撰写进度和质量无法保障。[3]利用教学档案管理系统服务过程化考核工作，可以有效支持全过程跟踪、随时督促、专家随机抽查等工作，促进毕业论文指导质量的提高。（3）质量保障的档案服务流程。毕业论文指导环节的人工管理模式效率低下。建立质量保障的档案服务流程，可以应对论文答辩阶段的各类问题，通过系统直接反馈和修改直至完成，以避免以往由答辩组到指导教师再反馈学生的循环重复过程。这种教学档案的线上式服务，可以减少中间环节，提高效率和质量。
3.3建立毕业论文结束环节的教学档案归档流程
建立教学档案归档流程，在毕业论文指导过程结束时，实施教学材料的线上归档管理，辅助毕业论文和毕业设计情况的分析总结，为下一届毕业论文指导提供档案服务。总之，建立和改进教学档案管理系统和服务流程，可以提高毕业论文选题、考核、监控、提交等指导环节的效率和质量，为高质量的人才培养提供档案管理和服务支撑。
参考文献：
[1]时翔,耿庆博,顾佳明.应用型高校毕业论文质量考核探索[J].中国现代教育装备,2020(04):75-77.
[2]靳晓慧.地方高校教学档案管理促进教师专业化发展的策略研究[J].档案管理,2019(03):90-91.
随着我国教育事业的快速发展，近年来我国高校毕业生数量越来越多，高校毕业生就业一直是大家关注的热点问题，作为人才服务站，需要做好高校毕业生人事档案管理工作。特别是在当前信息化技术在档案管理工作中广泛应用的新形势下，人才服务站需要努力提高高校毕业生人事档案信息化管理水平，强化人事档案信息化建设，从而为高校毕业生和用人单位提供高效及高质量的服务。
关键词：
人才服务站；高校毕业生；人事档案；档案信息化管理
高校毕业生人事档案管理是人才服务站非常重要的一项工作，在当前新形势下，人才服务站需要充分的利用信息化优势，努力提高高校毕业生人事档案信息化管理水平，从而更好的服务于待就业的毕业生及用人企业。人才服务站通过推进高校毕业生人事档案信息化管理工作，能够为用人单位提供及时、高效及准确的档案信息，推动高校毕业生的就业。而且在信息化管理工作中，通过对人事档案信息资源进行数字化和网络化处理，不仅可以加快速人才的流动，而且能够进一步丰富人事档案信息，提高人事档案管理效率，为高校毕业生和用人企业提供高效的服务，加快推动人事档案信息资源的共享。
1人才服务站对高校毕业生人事档案信息化管理的现状
1.1对高校毕业生人事档案信息化建设缺乏重视
对于人才服务站来讲，由于近年来高校毕业生档案数量呈现出不断增长的态势，这也对人才服务站对高校毕业生人事档案管理工作提出了严竣的挑战。管理高校毕业生人事档案的任务十分繁重，这就需要人才交流主管部门要给予充分的重视和支持，将高校毕业生人事档案管理工作列入重要的日程安排上来。但当前各人才服务站对于高校毕业生人事档案信息化建设工作普遍缺乏重视，无论是投入人力还是财力都严重不足，这导致高校毕业生人事档案管理工作中存在许多问题，人才服务站也无法更好为高校毕业生和用人单位提供良好的服务。
1.2缺乏完善的档案管理信息化的法规体系与业务规范
人事档案的记载不仅信息丰富，而且时间跨度较大。在实际人事档案管理工作中，时常会发现数据前后不一的情况，针对于这种情况下，如果在档案信息化建设过程中能够得以解决，则可以实现原始纸质档案与数字档案之间的良好衔接，而且在数据库建设过程中也能够有效的解决标准化和规范化等问题。因此需要构建完善的档案管理信息化法律体系和业务规范。当前档案管理信息化法规体系和业务规范还完善，这使人才服务站在管理高校毕业生人事档案过程中还缺乏有效的指导，同时人事档案信息资料数据库还缺乏规范性，这对高校毕业生就业带来了一定的难度，也不能有效的满足企业人才的需要和流动的需求。
1.3缺乏高素质的人事档案信息化人才队伍
在人才服务站以高校毕业生人才档案信息化管理工作中，人才是关键，只有高素质的人事档案信息化人才才能更好的推动人才服务站人事档案的信息化建设步伐。但当前人才服务站档案管理人员普遍存在年龄偏大问题，同时信息技术水平和能力欠缺，这就严重制约了人事档案信息化建设的进程。因此人才服务站需要打造一支高素质的人事档案信息化人才队伍，从而更好的提高档案管理水平，为高校毕业生和企业提供更优质的服务。
1.4档案流转中存在不规范现象
在档案转接过程中可能由于某些学校对学生的档案没有做好合理的保管，对学生的档案也没有做好明确的说明，所以就出现了一些问题。还有一些是已经放在人才市场的，但是在转接过程中没有规范性，所以也影响了档案不合理的现象，这样也导致一定要是档案的本人去解决，才能进行报到等环节的落实。
2人才交流中心对高校毕业生人事档案信息化管理对策
人才服务站为高校毕业生和企业之间架起了联系的桥梁，更好的解决高校毕业生和企业双方的需求，因此做好高校毕业生人事档案信息化管理工作具有非常重要的意义。
2.1充分认识到人事档案信息化建设的重要性
在当前市场经济环境下，我国人事制度改革不断深入，这就对人事档案信息化建设工作提出了更高的要求。作为人才服务站，高校毕业生人事档案作为其管理工作中非常重要的部分，因此需要在国家政策指引及上级人才交流部门支持下加快推动人事档案信息化建设进程。通过加大人力和财力的投入力度，重视人事档案信息化建设的基础设施建设，将人事档案信息化建设作为重要的工作来抓，从而有效的提升人事档案管理水平，更好的完成高校毕业生人事档案信息化管理任务。
2.2建立健全人事档案管理的规章制度与业务规范
人事档案信息化建设，是新时期对人事档案管理工作提出的新要求和新的任务，所以无法再依据传统的手工管理阶段的制度，必须结合高科技时代的技术，要利用信息化建设的进度和人事档案信息化管理的实际情况，制定相应的工作流程和规章制度，使档案管理工作有章可循，这样就可以有效的促进人事档案管理工作发展，使人事档案信息化管理向着制度化、规范化发展。特别是高校毕业生的人事档案，其内容直接涉及个人的基本情况和隐私，所以人才服务站更要制定出相对完善的管理制度，从而保证人事档案信息化建设的开展。
2.3全面提升档案管理质量与人员业务素质
档案管理质量与人员业务素质，是相互关联的命题，人事档案信息化建设，它的一个关键因素，就是建设一支高素质的档案信息化管理人才。因此，在人事档案信息化建设过程中，需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。因此，需要从事档案信息化管理的工作人员，必须具有档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。档案人员要做到与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、，以便能在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作。
2.4强化档案流转规范性、科学性
实现档案流转的科学性与规范性的前提和基础就是让档案管理以及责任追究的相关制度尽快建立起来，并不断地加以健全，更重要的是严格执行，落实到位，严格相关的流程和手续，对于流转过程中的违规和错误现象、行为必须严格追究责任，提高我们服务质量和工作效率。
3结论
人才服务站在高校毕业生就业过程中发挥着非常重要的作用，高校毕业生人事档案信息化管理是一项较为系统的工程，需要人才服务站在日常工作中要不断进行创新，努力提高档案人员的业务素质，强化档案信息化建设，从而更好的服务于高校毕业生和企业，为高校毕业生和企业之间架起沟通的桥梁，并为社会各项事业的开展提供人才保障。
作者：包太敏 单位：大庆市大同区人才交流服务站
参考文献
[1]张红梅.加强档案管理信息化建设促进经济社会发展[J].华章，2011（1）.