账户信息告知函范例6篇
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关键词：函证；审计证据；审计效率；职业谨慎；回函义务
中图分类号：F239文献标识码：A文章编号：1672-3198(2009)06-0244-02
1函证的含义
函证是指注册会计师为了获取影响财务报表或相关披露认定的项目的信息，通过直接来自第三方对有关信息和现存状况的声明，获取和评价审计证据的过程。在这个过程中，注册会计师通常以被审计单位的名义向拥有相关信息的第三方提出书面请求，要求提供影响财务报表认定的特定项目的信息。在得到第三方对有关信息和现存状况的声明后，注册会计师再进行跟进和评价。值得注意的是，函证强调从第三方直接获取有关信息。由于函证提供的证据由注册会计师直接从被审计单位以外的第三方获取，且经常采用书面原件的形式，如果运用得当，函证程序往往能够提供可靠性较高的审计证据，并与实施其他审计程序获取的审计证据相互印证。
2函证存在的问题
2.1被审计单位不愿意在询证函上盖章
被审计单位阻挠函证，不愿意在询证函上盖章的主要原因是：(1)被审计单位账面少反映资产(如隐瞒销售收入导致应收账款少反映)或者多反映负债(如隐瞒销售收入导致预收账款未转销、为了增加成本虚列采购业务等)，惧怕被询证者拿到询证函后对被审计单位不利益；(2)被审计单位账面多反映资产(例如部分货款已经收回，资金被隐藏或侵占)或者少反映负债，怕被询证者回函纠正而被注册会计师查出舞弊行为；(3)被审计单位与被询证者存在合同纠纷等(这种情况主要发生在采购业务中，例如被审计单位对购入的商品质量不满意，正在与被询证者协商折扣折让的或者拒绝付款的)，惧怕被询证者把询证函作为被审计单位承诺付款的诉讼证据；(4)应付账款、预收账款或者其他应付款等债务余额中账龄较长的项目，可能已经超过诉讼时效，如果被审计单位在询证函上盖了章，询证函送达被询证者后可能导致诉讼时效中断的法律后果。
2.2询证函回收率低
询证函回收率低的原因，除了上述被审计单位不愿意在询证函上盖章的原因外，还有：(1)询证信息与实际相符，但是与被询证者账面记录不符；(2)询证信息不符并对被询证者有利，就保存询证函企图用以不当用途；(3)询证信息不符，如果回函会增加与对方单位核对账务、查找不符原因等工作，并且认为自己也没有回函纠正的法律义务，那么就“多一事不如少一事”不予回函。
2.3难以确认收回的询证函是否真实、可靠
(1)被审计单位与被询证者存在关联方关系，特别是存在控制关系的，被询证者收到询证函后根本不核对账务，不管信息是否相符一律盖章确认。
(2)虽然不存在关联方关系，但是在购销、资金往来等方面有较为密切关系的，被审计单位与其客户之间可能签订“共同应付审计询证”协议，约定收到对方的询证函后无论询证的信息是否与实际相符，均在签署“信息相符”的意见并盖章。
2.4不能避免被审计单位在函证中实施舞弊
被审计单位有侵占资产等舞弊行为时，根据有关审计准则的要求，注册会计师计划询证的内容、被询证者名单等都不能为被审计单位预见或事先了解。但是由于询证函要经过被审计单位盖章，函证计划就必定为被审计单位了解，被审计单位就可以通过与被询证者串通使函证无效。
2.5实施函证影响审计工作效率
即使询证的信息完全与实际相符，被询证者也没有收到询证函就立即回函的动因，往往要经注册会计师多次催促(甚至要商请被审计单位协同催促)后才能收回询证函，有些被询证者干脆就不回函，注册会计师需要再次到被审计单位现场实施替代程序，影响了审计工作效率。
2.6替代程序的不理想
当前实务中应收账款函证的替代程序有：(1)检查期后收款记录；(2)检查销售合同、销售发票、发货记录等会计资料；(3)检查被审计单位与客户之间的函电记录、对账单等。被审计单位存在舞弊时候，这些替代程序的效果是很不理想的：(1)检查销售合同、销售发票、发货记录等会计资料，只能核实销售业务的发生，无法证明应收账款余额的存在(可能已收回并存入账外存款账户)，也无法证明应收账款发生额和余额的完整性；(2)检查期后收款记录，由于银行进账单上没有写明是支付哪一笔货款，该货款可能是收回的期末应收账款，也可能是收到期后货款，或者可能是收到未入账的销售款等，均无法核实；(3)被审计单位不会将其与客户之间的真实、完整的函电记录、对账单提供给注册会计师，即使提供了，也是已经过伪造、篡改的。因此替代程序获取的审计证据往往不能达到实施函证所获取审计证据的证明效果。
3对策
3.1明确被询证者的回函义务和法律责任
被询证者不回函主要原因是被询证者没有回函的法律义务，不回函不会产生法律责任、不用承担对自己不利的后果；被询证者在询证的信息与实际不相符的情况下敢签署“信息相符”的意见并盖章，也是因为回函不是法律义务，在询证函上提供虚假信息不会产生法律责任。
注册会计师需要对其出具的不实审计报告向广大的社会公众承担民事侵权赔偿责任，却没有任何调查取证的权利；而社会公众享有使用审计报告的权利却不用承担相应的配合注册会计师审计的义务，不符合现代法律强调的“权利与义务的平衡”原则。笔者认为，应该在法律上规定被询证者及时回函的义务，以此赋予注册会计师函证权利；另外，还要规定不回函或者提供虚假或者不实回函的法律责任，增强被询证者履行回函义务的动因，落实注册会计师的调查取证权利。具体有以下三点：
(1)被询证者应当自收到询证函之日起三日内核对询证的信息，并发出回函。
(2)如果不回函或者没有及时回函的，视同放弃要求该会计师事务所承担民事侵权赔偿责任的权利；在诉讼中，如果会计师事务所向法院提交了曾经向该利害关系人发出询证函的证据，该利害关系人应该提供已经回函的证据，否则就失去该民事侵权赔偿请求的权利。
(3)如果被询证者不认真核对询证信息，过失提供不实询证函回函，或者明知询证信息与实际不相符却不予指明的(包括不回函和提供虚假回函)，应该对利害关系人承担民事侵权赔偿责任，并相应免除会计师事务所能的民事赔偿责任。
3.2建立企业存款账户数据库
注册会计师协会与人民银行、商业银行等金融机构合作建立企业存款账户查询信息系统，注册会计师协会可以在该信息系统中查询企业存款账户开立、变更和撤销情况。注册会计师协会根据该信息系统的数据建立企业存款账户数据库，供会计师事务所查询。注册会计师在审计时，应当将查询到的企业存款账户信息与被审计单位银行日记账等账簿资料核对，以发现账外银行存款账户。
3.3控制函证实施过程的设想
即使法律规定了被询证者提供虚假或者不实询证函的法律责任，如果注册会计师没有保持必要的职业谨慎的，仍然应当承担法律责任，因此注册会计师应该重视对函证实施过程的控制。为了防止被审计单位掩盖舞弊，注册会计师计划询证的账户余额和其他信息，选取的样本和特定项目等都不能为被审计单位预见或事先了解。具体操作方法为：
(1)询证函应该以会计师事务所名义发出。询证函以被审计单位的名义发出，需要被审计单位盖章，函证计划必定为被审计单位所了解，也就不能认定注册会计师已经保持了必要的职业谨慎。有人说，可以将被审计单位的公章拿出来，由注册会计师自己在询证函上盖章；这样虽然保持了职业谨慎，但是公章可以被拿出来的这一事实也同时表明了被审计单位内部控制制度存在问题。笔者认为，可以由被审计单位签发授权委托书，授权注册会计师直接向被询证者发出询证函，授权委托书(复印件)与询证函一同寄发。
(2)采用函证专用信封，以挂号信形式投递。会计师事务所印制函证专用信封，实施函证时，编制包括被询证者名称、地址等信息的发函清单，与函证信件一起交给邮政投递公司，邮政投递公司将函证信件与发函清单核对无误后，在发函清单上签字盖章。经邮政投递公司签字盖章的发函清单作为注册会计师发函询证的证据。被询证者应该按要求及时回函，如果询证函本身有差错，例如函证信件内是空的或者把寄给甲公司询证函的寄给了乙公司等，也应该及时回函说明情况，否则就应承担不回函的法律责任。
3.4提高函证效率的措施
(1)在函证的时间上，注册会计师在了解被审计单位及其环境阶段就发出询证函；发出询证函后，为了避免被询证者不回函时再去实施替代程序的被动局面，应该对拟通过函证来确认的有关认定获取其他来源的审计证据或者不同性质的证据。
(2)在法律规定了被询证者回函义务和法律责任的情况下，在注册会计师实施的替代程序和其他程序没有发现重大错报时，可以将被询证者未回函推定为询证信息“相符”或“很可能相符”。为了保证审计工作的及时完成，在具体审计业务中可以确定一个“合理期限”，将超过合理期限后仍未收到询证函的推定为“相符”或者“很可能相符”。合理期限根据具体情况考虑询证函送达被询证者所需时间、被询证者核对并回函的法定时间、被询证者将询证函发出后到达注册会计师所需时间等因素后确定。
参考文献
[1]刘志耕，宁秋英.函证及其替代审计实务分析[J].财务与会计，2006，(19).
信用积分下设有两类指标，包括一级指标与二级指标。本文将以申请记分为例，全面阐述这两类指标，其中一级指标主要包含个人相关信息，即年龄、收入状况、性别等；二级指标主要是对一级指标的进一步分解，并设定相应的记分区间。（1）确定信用记分的时间点，以相应的信息为依据对未来可能发生的风险予以预测，以此初步判断办卡申请人日后发展为坏客户还是好客户；（2）结合以往的状况，对未来可能发生的风险进行假设。同时立于征信系统、申请资料等多个渠道广泛搜集办卡申请人相关数据信息。从现有的账户资料中挖掘一些样本数据信息，如违约的客户信息，以这些数据信息为依据对好客户与坏客户进行区分。同时，通过比较行为数据信息以准确反映好客户与坏客户的人群特征，之后对其进行变量描述。根据相关统计数据发现，对于逾期超过90天的账户来说，其95%以上的账户均会发生向更高违约程度的转移，因此可将逾期90天确定为客户是否发展为坏账户的重要衡量指标。现阶段，国内各银行机构常用的信息记分方法主要有每月账户分析法与滑动分析法，具体内容如下：
每月账户分析法。每月账户分析法最适用于对资产组织成熟度周期的测量，资产组织成熟度周期是指账户自导入期至成熟账户这一过程中发生违约所需的时间。其中运用每月账户分析法既能够准确反映出违约率与各账户开立时间之间关系的相关信息，又能够准确描述出个账户开立时的交易状况及违约率。
滑动分析法。滑动分析法也是重要的信用记分方法，其主要依据账户违约状态的迁移状况判定是坏账户还是好账户。若账户违约，则表明坏账户难以转变为好账户，此形势下可对坏账户进行重新定义：“坏账户是指由坏的状态难以转变为好的状态，极易转移为更高违约状态的账户。”
2.数据清理与分类
数据清理实质上是通过剔除有偏性与不确定的数据，以保证计分卡开发样本准确反映出办卡申请人的实际状况。其中主要涉及到两大类账户：（1）申请排除的数据。即以相关政策规定为依据，对不符合规定的客户样本拒绝其申请；（2）结果的排除，针对于为导入期的账户、休眠的账户及卡片丢失的账户。银行机构应依照共同识别标准比较样本数据和需要分析的数据，如账户号码、客户编号等信息数据，结合对比结果进行建模，从而预测办卡申请人日后是发展为好账户还是坏账户。
国内银行机构常用精细分类与粗糙分类两种方法进行数据分类，对于精细分类法而言，其常用于检验办卡申请人申请报告中原始数据是否真实、可靠，若原始数据不符合情理预料，则需将其直接剔除；若原始数据的集中度过高，也需将其剔除。对于粗糙分类法而言，其在不违背相关标准之下，促使信息价值丢失最小化、组群数据差异最小化及各指标分组数量最大化。
3.指标剔除
因记分卡模型既要求具备稳定性，又要求具备预见性。所以银行机构在设定指标时，应将那些数据影响的指标剔除；另一方面，那些不符合审批政策的指标也应直接剔除。因此要求银行机构在选择与设定指标时需要保证所筛选的指标既具稳定性，又具预见性。
4.构建多元统计的模型
筛选、分类数据，确定变量指标，运用二元回归法或残值分析法或阶梯式法构建多元统计的模型。其中线性回归法运用原理：依托于大量的点确定最合适的线，模拟分析367条数据，验证非线性函数的适用性。若将θ视为预计坏账户的函数，此时F（θ）将为账户变坏的可能性，结合二元线性函数可得到下述等式：
5.回归分析
对模型实施回归分析原理：运用某一关系等式将所选定的指标生成数学的组合，之后着重探究单一、非独立结果怎样受多个独立变量影响作用，其中回归分析主要包含三大阶段：KGB阶段（已知好坏的模型）、AR阶段（进行拒绝推断）、KIGB阶段（开发已知与推断模型）。
银行机构应将接收到的办卡申请报告置于已知好坏的模型中予以统计，之后便可得到一个得分，该得分通常被作为衡量账户是否变化的重要指标。如，将表1中的数据置于已知好坏的模型中进行统计便可得到相对应的分值，如表2所示，而表2中分值便可作为账户变坏的概率。通过测算发现，分值的临界线为400分，低于400分需人工审核，而高于400分将自动通过。
催款函是一种催交款项的文书，是交款单位或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。
1、概念
催款函是一种催交款项的文书，是交款单位或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。
2、形式
①便函式
以信函的形式写作。
②表格式
人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。
3、写作要点
通常来说，催款函要包括以下主要条款：
1.欠款单位的全称和账号;
2.欠款的原因;
3.欠款的时间;
4.欠款的金额;
5.发票号码;
6.建议处理措施或意见。
4、注意事项
催款方在制作中应注意以下事项：
一、催款函应包括以下内容：
1、欠款方名称2、欠款事项3、欠款时间4、欠款原因5、欠款金额6、发票编号
7、催款方的银行账号8、最后付款期限
二、催款方的信息要明确方便欠款方还款，包括以下：
1、催款方的联系人2、联系电话3、联系地址
三、催款的语气，根据催款性质不同，注意如下：
1、通知欠款方并告知付款时间将要到或已经到，让对方企业准时付款。此时是通知性质，催促语气不宜强烈。
2、欠款方未按时付款或已长时间拖延付款，收款方不仅是通知，更有严重警告的意思，催促语气比前者强烈，催款的内容、时间更为明确。
出于保持催款单位与欠款方的友好合作关系，催款函可以分阶段发出，如第一阶段予以提醒，第二阶段直接催款，第三阶段“最后通牒”。
四、尾部写明催款方的处理意见
在催款函尾部可以增加欠款方经催款函提醒仍不付款，催款方可根据相关规定(如合同约定、银行规定)加收罚金，或是通过法律途径解决付款事宜。
综上，发送催款函的目的是向欠款方催收款项，在书写过程中，催收方必须对催款函上的各项内容给予明确，尤其是欠款时间、欠款金额、催款方的银行账号、最后付款期限等，方便欠款方还款，从而最大限度的保障催款方的合法利益。[2]
5、作用
①查询
催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便采取相应的对策和措施，协调双方的关系。
②催收
债权方为了加速资金流动以及合理周转，扩大再生产，会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或减少经济损失。
③凭证
如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。
6、结构
催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。
(1)标题和编号
如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号
(2)名称和账号
催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。
(3)催收内容
这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。
(4)处理意见
催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：
①要求欠款户说明拖欠的原因。
②重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。
③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。
(5)落款
写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。
7、范文
催款函
xx公司：
于x年x月x日为止，我公司已为贵公司安装了xxx，货款金额计xx万元，发票编号为xxxx 。可能由于贵方业务过于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，请即进行结算。如有特殊情况，请即与我公司xxxx联系，手机：xxxxxxxx 邮编：xxxxx 地址：xxxx。
特此函达
我公司帐户名称：xxxx
开 户 银 行：xxxxx
【关键词】 应收账款;风险控制;风险管理
南京中山大厦是一家四星级酒店,在长期的实践中,建立了一套科学规范的应收账款内部控制体系,运用事前、事中风险控制和事后监控的全程化管理理念,即事前控制――客户资信管理制度;事中控制――赊销风险控制制度;事后控制――应收账款的监控制度。
笔者结合南京中山大厦(简称“大厦”) 工作的实践,就企业应收账款的风险控制与管理谈点体会。
一、应收账款的成因分析
随着我国酒店业客源竞争的不断加剧,酒店为了生存和发展,在不断提升服务质量和水平的基础上,千方百计地开展促销活动,鼓励消费,以拓展业务范围和销售规模,扩大市场份额。其中,赊销作为酒店促销的重要手段之一,很多酒店都会给予客户一定期限的赊账期,以吸引长期或固定的客源、扩大销售业绩,进而形成了酒店的应收账款。
酒店应收账款的规模和数量应当保持适度,需要在应收账款信用政策所增加的盈利和这种政策的成本之间作出权衡。只有当应收账款所增加的盈利超过所增加的成本时,才应当鼓励客人赊账消费;如果赊账消费有着良好的盈利前景,就应当放宽信用条件扩大赊销面。否则,由此引起的现金流缺失,在借贷无门的情况下,直接影响酒店的生存和发展。基于应收账款管理的重要性,酒店尤其是高星酒店应该建立一个科学有效的应收账款管理控制体系。
二、加强应收账款管理的措施
(一)成立专门机构负责应收账款管理工作
大厦成立初期,信用管理工作分别由前厅部、销售部、餐饮部、财务部分块完成,客户资源单纯依赖销售人员“间接管理”,客户资料分散在各部门,营业部门分管的散客临时挂账失控,信息沟通不畅,信用管理缺失,坏账时有发生。酒店信用管理实际上是资产的风险管理,它是一项专业性、技术性和综合性很强的工作,须由专门机构负责管理。大厦专门成立了信用审计组担当信用管理的主要角色,一方面帮助企业防范因信用销售产生的坏账风险,降低酒店销售成本,加速现金周转;另一方面利用客户信息帮助企业开拓市场。由计划财务部考核管理。
(二)实行客户资信管理制度,识别客户风险
客户资信管理是控制应收账款风险的基础,也是酒店科学的评定客户信用等级和核定信用额度的根据。为此,要建立客户资信评估和管理体系,对客户资信实行集中、统一、规范化的数据库系统管理。信用管理部门应随时将收集到的客户最新信息及时录入客户档案数据库系统并进行适时更新,从而有效控制由于客户信息失真或缺乏而产生的经营风险。
1.创建客户信用评估系统(“5C”系统)。评估内容包括客户的品质(character)、能力(capacity)、资本(capital)、抵押(collateral)和条件(conditions),即创建客户与酒店往来的历史记录,客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等具有代表性,是能够说明其付款能力和财务状况的信息记录。
2.新增客户管理。客户填写《信用购买申请表》,销售人员填写《客户信用等级评估审批表》,并附营业执照、税务登记证,经上级主管审批后交信用审计组,信用审计组就所提供的证照资料予以审核后交上一级领导审批,批准后信用审计组在酒店管理系统中予以开户,并将《授信通知》邮寄给客户,通知客户相关授信确认信息。
3.调整客户信用条件时,相关销售人员填写《客户授信变动审批表》,按新增客户审批流程报批。
4.所有客户均应提供客户档案,包括:客户全称、简称、单位地址、电话、传真、开户行、税号、账号、法人、财务负责人等。
5.客户更名时,由销售人员填写《客户资料变动审批表》,附客户新旧单位同时盖章的更名通知、新名称单位营业执照、税务登记证、并出具由新单位承担原单位债务的申明。客户更改其他档案时,必须提供书面通知。
6.客户的营业执照、税务登记证每年更新存档一次,时间要求与客户的年度协议同步。
7.有关客户的所有档案信息、客户函证、对账单、其他档案全部由信用员统一整理装订保管。授信有效期结束后,相关证明材料须至少保留一年。
(三)实行内部授信制度,评估、分析业务风险
实行客户授信制度是规避业务风险的中心环节,核心是信用额度的制定。根据客户信息,进行信用评估,明确结果并依照规定的审批权限进行决策,决定是否开展赊销,以确定合适的赊销额度和赊销期限,并要定期对放账客户作资信调查,随时调整。减少业务人员的主观盲目决策,进而使赊销成为一个有计划、可控制成本的过程。内部授信制度主要包括五方面。
1.制定信用标准。客户信用标准是指客户获得酒店信用销售所应具备的最低条件。大厦的客户信用标准不低于同行的信用标准,原则上信用等级为A和B的客户才能授予信用条件;信用等级为C以下的客户不得授予信用条件,对于初次合作的客户第一次均不享受大厦的信用政策。
2.确定信用期限。客户授信期限是指酒店为客户提供的最长免息付款时间,原则上不超过90日,根据市场情况随时调整。
3.现金折扣是酒店对客户在价格上所作的扣减,其目的是吸引客户为享受优惠而提前付款,缩短酒店的平均收款期,但现金折扣的多少要与信用期间结合考虑。只有当酒店通过加速收款带来的机会收益能够补偿现金折扣的付出时,才应提供折扣。
4.客户授信额度指客户在授信期限内可在酒店进行赊购的最高消费额,原则上不超过上年度(新客户为本年度预计)购买大厦产品额度的10%,占企业注册资本的比率一般不得超过1%。随市场销售情况和客户信用情况的变化,酒店定期对客户的信用额度重新核定,使信用额度经常保持在企业所能承担的风险信用范围内。
5.员工个人信用担保是指酒店在岗员工对在酒店消费的客户可以以员工个人信用进行销售担保。酒店为鼓励全员促销,实行个人信用担保,担保额不超过员工月收入。员工个人信用担保的销售款项最迟须于次月5日前结清,逾期未结清的,视同担保员工同意于本人工资中支付担保销售款项。
(四)实行应收账款监控制度,控制资金风险
通过对应收账款实行一系列专业化、系统化的管理方式,最大限度地提高应收账款的回收率,缩短收款周期,减少呆账、坏账损失,来保证企业资金的正常运转。
1.应收账款的账务管理
(1)每次消费记账时,收银员必须与客户消费协议保持核对,确认有效签单人,做到对不符合要求和手续的消费单不予办理入账,以免事后不必要的账务纠纷与投诉。
(2)依据协议开具发票,账单和发票交给客户时须请客户填写签收表,签收表交信用员存档。
(3)信用审计组建立应收账款内部台账,详细记录每笔货款的回收情况,并于每月15日前为每个客户打印出欠款清单,寄给客户,完成与客户的对账工作。
(4)每月初,酒店财务部门将上月应收账款账龄分析表及分析报告发给销售人员和相关管理人员。逾期的应收账款,相关销售人员须在规定的时间向所在上级主管交报《逾期应收账款分析及回收计划表》。
(5)为了明确酒店债权,财务部以每年11月末应收账款余额为基准向客户函证。函证要求在12月份回函,并须加盖客户财务专用章。函证在规定时间内未传回财务部或印章不合格的将停止在大厦的消费,欠款在此期间已结清的除外。
(6)业务人员发生变动时,必须在上级主管的监交下,逐户确认应收账款,办理交接手续。如果不履行交接手续,随意接受应收账款,所发生的一切损失(包括协助对账差旅费)由接管人员和主管经理负责(各负担50%)。
(7)建立坏账准备金制度。按未清应收账款中估计收不回款的比例计提坏账准备,对不同账龄的账户确定不同的比例;对于估计无法收回的应收账款应提取足够的坏账准备。其中对已核销的历年陈、呆、死账建立“账销案存”台账。
2.应收账款催收管理
企业赊销所发生的应收账款,拖欠时间越长,款项收回的可能性越小,形成坏账的可能性越大。对此,从赊销过程一开始,信用审计组和销售人员就要对客户进行跟踪管理服务,从而确保客户正常支付所欠消费款,最大限度地降低逾期账款的发生率。
(1)信用审计组根据协议规定的信用期限催收款项,一般在应收账款回收期限前一周,电话、信函、传真、发邮件或拜访负责人,通知其结款日期,并在结款日按时前往拜访。应争取在应收账款形成的早期进行适度催收,同时注意维持跟客户良好的合作关系。
(2)对逾期的应收账款,可按其账龄和收取难易程度,逐一分类排序,找出拖欠原因,明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的客人,应采取订立还款计划,限期清欠。销售人员对自己管辖之内的客户欠款,认为以自己的能力已很难清回的,可书面申请上级主管帮助解决,如仍无结果,由销售人员和上级主管共同提出诉讼解决。任何应收款在提供酒店产品和服务之日起,逾期一年至两年的,一律报告酒店总经理,并通知酒店法律顾问启动催讨程序,确保应收账款的回收。
(3)财务人员定期分析应收账款周转率和平均收账期等指标,看流动资金是否处于正常水平,并通过该项指标与以往实际比、与计划比、与同行比,评价应收账款管理中的成绩与不足,与销售部门共同针对酒店客户的信用情况,研究催款措施、修正信用政策。
3.应收账款的考核管理
[关键词]内部控制；收入未明款；全流程穿越
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.014
[中图分类号]F275；F276.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-00-01
1 企业内部控制与收入未明款
内部控制是指在一定环境下，单位为了提高经营效率、充分有效地获得和使用各种资源，达到既定管理目标，而在单位内部实施的各种制约和调节的组织、计划、程序和方法。内部控制包括五大目标：合理保证企业经营管理合法合规；资产安全；财务报告及相关信息真实完整；提高经营效率和效果；促进企业实现发展战略。其中一个非常重要的目标就是控制企业收入未明款。收入未明款是指在缴款、销账、清理、商押金缴存等环节中存在的由于企业内部控制与管理失当导致的收入无法确定归属与用途的现象。收入未明款属于企业内部控制失误，存在于大多数企业中。东莞联通通过近年来的调查发现收入未明款主要存在于电信企业运营的4个关键环节中的13个节点，并运用科学的管理办法解决了问题，提高了工作效率。
2 收入未明款存在的关键环节及问题
东莞联通2014年12月收入未明款金额为361.79万元，其中非合理挂账215.95万元。财务部组织市场销售部、集团客户部及客户服务部对未明款进行调研，发现存在于4个环节中的13项收入不明问题。
2.1 缴款环节
无法判断客户归属，存款后无及时跟进；银行单据信息不全导致无法确认存款人或款项用途。
2.2 销账环节
一笔款项多人多次使用、购买不同业务使用，造成使用后无法核对使用记录等情况；存款单位与销账单位不一致导致资金风险；客户转账之后未通知客户经理，收入账户到账信息未能及时传递给客户经理或业务接口人跟进，形成收入未明款，导致用户停机、欠费风险。
2.3 清理环节
由于个人存款的未明款的款项较多，或未能查明款项所属渠道，缺乏常用于存款到联通公司的存款人信息查询库；由于未能及时跟进、清理导致未明款增加。
2.4 商押金缴存
银行单据信息不全，导致无法确认存款归属；押金单开具不及时影响合同流转；未确认款项到账开具押金单；未及时缴交商押金；未缴交商押金即开通工号；未及时录入商押金系统导致收款与系统金额不一致；未及时提交相关资料领回押金单原件。
3 对于内部控制中收入未明款问题的改革措施
为防范收入账户资金风险，东莞联通财务部组织市场销售部、集团客户部、客户服务部对未明款进行清理，就未明款存在的问题制定了《收入未明款全流程管理表》，并从中提取了8项具体改革措施。
第一，财务部制定《收入账户存款匹配管理规范》《关于设置集团客户专用收入账户及公函告知客户存款信息填写规范的通知》以及《关于明确商押金财务管理规范的通知》文件，通过存款信息填写、存款信息传递、未明款项清理时限、建立存款人信息库等有效措施，要求做到存款前有要求、存款后有跟踪，使收入未明款得到有效控制并逐渐减少。
第二，设置集团客户专用收入账户，集客部指定专人负责本账户的到账确认、销账使用确认及清理工作。
第三，集团客户事业部负责统一修改涉及的集客业务合同模版，新签合同时必须使用专用账户，并将存款信息填写规范作为合同附件。对于省公司或营业指定的纸质协议，由客户经理通过发函方式向客户传送银行存款信息的填写要求。客户回执由集团客户事业部存档并登记存款人信息台账备查。
第四，客户服务部营账管理室每周一及每月28日，整理截至当天未使用的银行存款信息发给各业务接口人（仅包含日期、单位，金额不下发），各业务部门接口人负责通知相关客户经理并跟进存款使用情况。每月28日业务接口人针对超过一周已存款未销账的款项与客户经理作点对点沟通，了解款项未销账的原因，督促业务线对已存款项销账。
第五，客户服务部统计常用于存款到联通公司的存款人信息，形成存款人信息库，若存款人有异动需及时更新。
第六，市场销售部在审核新增商工号工单时严格把关，在确认商押金单已开具的情况下方可开通工号。
第七，财务部已开出的商押金单，业务部门必须在次月完成押金系统录入并提交资料至财务部，领回原件。对于次月未清理的押金，财务部将涉及网点清单提供给市场销售部，由市场销售部暂停涉及网点的BSS工号。财务部已开出押金单超过2个月仍未按要求领回原件的业务部门，财务部将拒绝受理该部门新增商押金单的开具。
第八，对于2个月以上未明款（T+2），由财务部转为营业外收入。经过各部门多方面的努力，截至目前收入未明款金额为176.93万元，其中非合理挂账31.08万元，清理结果日见成效。
主要参考文献
一、网际飞梭-让因特网成为企业应收账款管理的助推器
（一）通过因特网上的电子邮件管理来对赊销业务进行全程跟踪管理
在应收账款无法收回的诸多原因中，跟踪不利是一个十分重要的原因。在网络化步伐不断加快的今天，企业可以建立客户的电子通讯录，通过电子邮件完成下列功能来加强对应收账款的跟踪管理：
1.合同成立后即发出的确认信；
2.在货物发出的第二天向客户及时报告货物发出的时间、路径、运输工具等信息；
3.在货物发出一星期后发出询问函以确定客户是否完好的收到货物以及货物是否符合合同要求；
4.应收账款到期前的一周询问客户对于这项交易的满意度及对这次交易有何意见，起提醒付款的作用；
5.收到款项的谢函；
6.如果客户未按时付款，一周内，询问客户是否已经发出支票、汇票；
7.到期后10天后发出请求函；
8.到期后20天后发出催款函，根据实际情况跟踪发出相应各类动态处理意见；
9.定期向客户发出往来对帐单，客户意见调查表等必要的文件；
10.对于客户要求查询或获得的信息，在信箱中进行回复。
（二）在网上寻找信用调查，追讨代理以及专业咨询
随着电子技术、通讯技术的不断发展，与企业发生业务往来的客户范围不断扩大，而企业由于所在专业领域的限制和地域的限制，对于信用调查，商账追讨并不十分在行，不知从何入手，对于不同地区的相关法律及操作规范也不尽了解，因此往往处于不利地位，常常花费甚大却走了很多弯路难以实际奏效。对于海外客户来说，如若派人前往调查处理应收账款代价更大，搞不好还会得不偿失。企业里寻找征信机构，主要是希望透过征信机构的专业知识以及长期以来积累的各行各业的财务总分析的数据、财务报告等资料，较公正的诊断被调查者的财务状况，给企业提供有关客户资信的参考意见，并且提供专业咨询服务。在企业对于过期账款催讨不利时，通过专业化合法化的步骤和方式有效的替企业收回欠款、挽回损失。在互联网迅猛发展的今天、通过互联网与指定地区的专业信用管理机构取得联系已变得十分便利。
（三）移动办公、远程传输和查询使应收账款即时信息成为可能
企业的赊销业务可能不在销售部门发生，而是随着业务员的东奔西走不定点的发生，而传统会计报表只是在一定时期后的总结归纳，时效性不强，因而缺乏查询价值和决策价值，对企业、客户及业务员来说帮助不大，不能满足其对信息的需求，现在，随着Internet在管理中的运用，这一现象将一去不返了，业务员无论何时何地，只要带上笔记本电脑，连接上因特网，即可随时将发生业务的详细资料传往其所属销售部或总部，使企业信息适时更新，动态的反映应收账款的实际情况，这不但是远程业务人员的方便，也为经常出差的管理人员、领导人带来福音，通过网络，企业的管理人员可以随时了解各业务部门的应收账款发生状况及总部汇总，运筹帷幄，并迅速把有关指示和工作安排下发到下属各部门。各业务单位每天的发生的业务、客户往来情况通过Internet准确、自动的汇总到总公司的数据库中，实现企业内部数据汇总的自动化。另外，客户在授权的条件下也能进行即时查询，获得一份时效性很强的应收账款详细材料及对账单，这对于客户随时了解自身的应付款情况，及时发现问题有重大的实践意义，甚至可以说，这一功能使得企业应收账款各项数据有了时效价值，更具可用性，提高了整个应收账款管理系统的动态应变能力。
二、退而结网-构建企业的Intranet来加强应收账款的内部监管与交流
（一）设置业务员个人管理功能
有效的应收账款管理，最终往往要落到业务员身上，讲究谁发出的货谁负责收回货款。然而，在现实中，业务员通常较重视销售绩效，认为达到预定的目标已经足够了，造成了盲目赊销，缺乏理性管理，造成了不必要的损失。要知道，销货机会的丧失只不过是潜在利益未能获得，但是一旦发生坏账，损失的又岂止是潜在的利益？连生产制造产品的成本与分摊的营销费用也一并损失掉了。所以企业应督促业务员对其业务状况随时进行分析、总结、管理，减少坏账发生的可能性。现在，Intranet技术的发展，使得业务员随时可与企业各部门取得联系，获得各种信息，在Intranet中设置业务员自我管理板块在应收账款管理中有重大的实践意义。比如说，可在Intranet业务员个人板块中设置与应收账款实时数据库相连的个人查询端口，可以让业务员随时查询其销售货物产生的应收账款回款情况，账龄分析，客户交易回款历史记录，信用等级，信用额度使用状况，销售目标完成情况甚至是业绩评比表等信息，让业务员对自己的业务及相关客户的状况能随时进行全面了解，对于有可能发生坏账的环节，及时采取相适应的措施进行调整和处理，杜绝原本可避免的坏账发生。除此之外，在Intranet业务员个人管理模块中设置内部邮件系统，使业务员随时获取企业相关业务员的各项最新规定、政策（比如业务员奖惩条例、客户信用额度最新变化）、事务安排及对其业务状况的评价和建议，以便使业务员明确相关信息，集中精力，更好的进行业务操作。这些功能的引进在业务员环节将会有效的对应收账款的管理起促进作用，从根本上加强了应收账款的控制。
（二）在Intranet上营造应收账款管理“知识花园”，随时使有关人员进行在线学习
Intranet的服务对象是企业内部员工，对于应收账款管理相关人员来说，随时随地的进行在线学习，提高管理水平是十分必要的，企业可设兼职的人员对应收账款管理的“知识花园”进行维护，定期从因特网上下载一些最新应收账款管理的相关讨论、案例分析、经验交流，或是从书刊报纸上剪贴一些相关文章及企业优秀业务人员的实际操作经验交流，把这些内容列示在内部网上的“知识花园”中随时供员工访问，在“知识花园”中吸取营养，提高应收账款管理质量。J.D.Edwards（美国一家企业软件供应商）就曾经营造过一个类似知识花园的内部知识发布栏，其公司职员Globe说：“你并不生活在Web之外而每天要多次去拜访Web站点，而是在一个地方，每天都生活在线上，通过网络你走出去，抓住你需要的东西，进而提高竞争能力，这就要感谢你所在的那个环境了。”这充分说明了“知识花园”对员工运作的推动作用，我常常来往于网上，常会看到网上的一些文章大有可以学习借鉴之处，比如说：《金塔王集团ABC信用评级法》、《秦川发展应收账款让人眼晕》、《信用及信用管理》及一些英文文章等，若是挂在应收账款的“知识花园”中相信会对企业应收账款管理质量的提高大有裨益，而且，这无疑显示了知识与信息的影响和力量，在企业员工中营造一种良好的管理氛围。
（三）通过Intranet上的信息传递，内部讨论组，加强应收账款的内部协作管理
在传统的企业内部，信息传递结构是金字塔型的，如：上级对下级下达命令，下级将信息反馈到上级，同级之间的信息沟通往往由于企业金字塔型的企业组织结构产生了信息传递缓慢，信息更新周期长等弊病，造成内部推诿，互不通气。销售业务部门只管销售，不管回笼资金，讨债是财务部门的事情；财务部门只管记账，不报账，应收账款余额高低事不关己，高高挂起。引入了Intranet以后，上述情况将会大为改观，监督部门制定信用额度，赊销数量时，财务人员和一线的业务人员有权通过内部讨论组甚至虚拟办公室进行在线协商，共同制定。对一些前款不清，业务人员连续发货的行为，财务人员足不出户就可以通过Intranet内部讨论组进行咨询，了解实际情况，发现问题及时解决。Intranet大大推动了内部联系的紧密度，克服了人员由于地理距离的原因缺乏沟通的弊病，Intranet使地理距离变成了鼠标距离，这样一来，不同部门的工作人员好像就在身边一样。财务部门还可以利用Intranet技术每日或者每几日，通过内部网把应收账款各单位欠款时间和余额明细表，各种分析数据送到相关负责人手中电脑的终端，使他们随时了解有关欠款情况，以便安排清欠工作，有效的降低因账款时间长可能形成的坏账风险。总而言之，利用Intranet上的新闻讨论组（NewsGroup）、电子公告版（BBS）、谈话软件（ChatSoftware）等工具可建立企业内部社区与协同工作环境，召开应收账款专题讨论会或组织清欠小组，使处于不同地方的工作群体都能利用网上的WWW项目页面交流思想，开展讨论，协同工作从而促进企业内部的沟通与交流，提高企业的管理水平与技术水平，基本上杜绝由于内部沟通不畅造成的应收账款内部监管不利的现象。举一个例子：早上，Xerox公司的应收款负责人Cynthia来到自己的办公室中，打开电脑，进入内部网中自己的工作界面，两份报告已经摆在了眼前，一份是昨天已到期而仍未回款的交易汇总；一份是业务员Randy发来的邮件，说SunMicrosystems公司近来一向回款情况良好，但其信用额度已满，不能继续赊销，不知可否加大信用额度。对于第一份报告，也许，公司已经发来了汇票、支票，只是仍在途中，于是Cynthia批示：二天后发出E－mail询问是否这些交易的货款已经发出，对于第二份，似乎超出了职权范围，在线取得了SunMicrosystems公司近三个月的交易、回款状况汇总表，好像不错，附在该邮件后，鼠标轻点，转发财务部信用监控部门，也许要召开一次小型的在线讨论会吧！注意，这绝不是神话，而是来自于网上的一个真实的故事。怎么样，内部网的作用不容小觑吧！
（四）使集中核算成为可能
一个公司的门市或销售点往往是分散的，甚至是自立门户独立核算的，这对于应收账款的集中控制是十分不利的，而Intranet连接着企业的各个部门，各部门经过授权都可以成为企业总数据库的一个端口，通过网络，销售点可将应收账款的发生情况及时送到公司数据库中，而不必分别核算，这是应收账款总控的一个福音。举一个例子来说，美国Chdin电器公司的业务员欲向一家销售部赊销一批商用空调器，在向总部报告请示时却被告知，该销售部已向公司的另一个销售部门赊购了一批电控饮水机，并且已经超过了公司业务部门制定的该销售部门的信用额度，所以不予批准赊销。这就是应收账款集中核算的一个例子，企业在应收账款管理中往往制定了一些信用政策，信用期限细则，对应收账款进行管理。而各部门业务发生的情况如果不能及时汇总而一定要一定时期后才开始汇总，那么这不但不利于应收账款的控制，还会让客户在想与公司对账时往往要奔走几个部门才可以拿到正确的数据；领导者在查阅客户往来款数据时也要查阅几个部门才行。通过集中核算还可以降低营运成本和提高效率，这样看来，Intranet的引进不能说不是一项进步。
（五）其他功能
Intranet在应收账款管理中还有其他一些应用，比如说在内部网上设置业务员、销售部回款率评比表、光荣榜，以激励员工在赊销的同时亦考虑回款的可能，也鼓励员工多动脑筋想办法以使客户的款项及时入账。Intranet还可以实现员工合理化建议上传，俗话说：众人拾柴火焰高，集思广益也是成功的重要因素，在以往，员工由于与领导者、负责人接触不多，要提建议又往往瞻前顾后，无法畅所欲言，在Intranet中，员工意见可以随时上传，认为应收账款事前、事中、事后整个管理中有何需要改进之处可以随时发表自己的见解，领导者可以在方便的时候随时打开建议栏。在Intranet上还可以实现公用信息发布，客户信息系统导入端口（及时了解每一家客户的情况和历史交易状况），负责人甚至可以通过Intranet对销售部门进行随时访问。
三、开放平台应收账款管理系统设计的初步设想
（一）该系统的新特点
同已经存在的应收账款管理系统相比，我所设想的这个系统有如下两个最新的特点：
第一，在传统应收账款管理系统的基础上渗入了国际信贷管理的全程信用管理思想全程信用管理模式的出发点是控制企业与客户交易过程中的各个环节，从事前控制、事中控制和事后控制三个基本环节，进行四个方面的管理，即：客户信息管理、客户信用分析、应收账款监控、拖欠账款追收。
第二，支持其内外平台（Intranet／Internet）作用的发挥：功能支持与接口支持Internet作为该系统的外部平台，主要发挥的作用是与企业外部的整个大环境建立联系，比如说：通过因特网上的电子邮件管理来对赊销业务进行全程跟踪管理；移动办公、远程传输和查询使应收账款即时信息成为可能。
Intranet作为该系统的内部平台，主要发挥的作用是架起企业内部各部门之间、员工之间联系的桥梁，比如说：设置业务员个人管理功能；在Intranet上营造应收账款管理“知识花园”，随时使有关人员进行在线学习；通过Intranet上的信息传递，内部讨论组，加强应收账款的内部协作管理；使集中核算成为可能。
既然作为应收账款管理系统内外平台的Intranet／Interanet将对应收账款管理日益发挥巨大的推动作用，那么，应收账款管理系统也理所当然的应该作好其内外平台的坚强后盾，在内外平台需要特定的信息时能自动汇总得出：比如说业务员销售回款统计表、领导者报告单等。同时，为了实现系统的实时性、适时自动更新性亦应设内外接口，以做到业务在线汇总，即时处理。
（二）应收账款管理系统的全局图（接口示意）
下面就是开放平台应收账款管理系统的全局图
说明：
1.在Internet与Intranet之间设置防火墙，既可以防止内部人员随意访问Internet，又有效的防御了来自网上的攻击和恶意信息偷取；
2.设置信息交换器作为Internet与会计信息系统的门户主要是为了安全考虑，从Internet端远程传来的信息要确保无重复性和安全性，各种样式的要发往Internet的确认函、催款函在信息交换器中作以审查和核实，客户查询端所需的信息通过信息交换器发出，以确保信息的正确以及没有非相关不必要的信息流出；
3.Intranet、信息交换器与应收账款管理系统之间设有输入输出通道来实现总部核算、相关人员查询以及应收账款相关信息部门间流通。同时也要有授权权限管理和控制，防止信息的重复，也防止信息的随意流动给企业造成损失。
（三）应收账款管理系统总控图
（四）流程图