办公业务知识公文写作的定义、分类、特征和作用（公文写作技巧）
办公业务知识公文写作的定义、分类、特征和作用
解答干部职工办公中遇到的困惑
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办公室公文写作
办事、办文、办会是办公室最重要的三大职能。对于党政机关办公室而言，行政公文是日常工作中接触最多的文种、而对于各类企业、社会组织和社会团体而言，事务文书、礼仪文书和应用文书的使用频率更高。办公室公文写作，就从这四个方面展开，详细介绍不同文种的应用范围、写作技法。
公文写作基础知识
一、公文的定义和分类
(一）公文的定义
“公文”，可理解为“公务文书”的简称。具体来说，公文就是各单位在公务活动中形成的具有特定效力和体式的文书，它是进行公务活动的重要工具。徐望之在《公牍通论》中说：“公文者，为意思表示于一定程式之文书也。凡以文字表示意思，不得称之公文；必以一定之程式，所制成之文书，始得谓之公文。”
在日常工作中，“文书”“文件”与“公文”是经常遇到的三个概念，许多人都不太清楚三者间的区别和联系，也就影响了对“公文”一词的理解。
“文书”一词，最早泛指古代的文籍图册，后来意指应用文体的总称。今天，文书的含义有三：一是应用文体的总称，包括公务文书、私人文书。二是一种职业名称。三是一种职务名称。其最为核心的词义是应用文体，第二、三种含义也是由此生发而来。
“文件”一词，大约在清末才出现。当时，在外交领域中常提到“寻常往来文件”“交涉文件”等。今天，文件的含义有广义和狭义之分：广义的文件指应用文体的总称；狭义的文件指法定公文。
通过以上分析不难看出，公文与文书、文件的区别可概括为：文书的范围大于公文，而公文则包括狭义的文件。
(二）公文的分类
公文可分为通用公文和专用公文两大类。通用公文是各级各类单位都使用的公文；专用公文是某类单位（领域、系统）使用而其他单位（领域、系统）不使用的公文，如公检法机关使用法律公文、经济领域使用经济公文等。
通用公文可从不同的角度对其进行分类：
1.按规范程度分
按规范程度，可将通用公文分为法定公文、非法定公文。法定公文顾名思义就是法律确定的公文，法定公文有广义和狭义两种。广义的法定公文泛指我国现行的所有法律法规规章所确定的公文，狭义的法定公文专指我国现行的公文处理规范性文件所确定的公文。我国现行的公文处理规范性文件最主要的就是《党政机关公文处理工作条例》。《党政机关公文处理工作条例》规定了15类公文的类别，分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
非法定公文指除法定公文之外的其他通用公文，如计划类公文、总结、规范类公文、简报等。
2.按收发角度分
按收发角度，可将通用公文分为收文、发文。收文指某个机关收到的公文，发文指某个机关发出的公文。
3.按行文方向分
按行文方向，可将通用公文分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向它所属的上级领导机关发送的文件，例如请示、报告等。下行文是指领导机关对下属机关的发文，例如指示、决定、决议、通报等。平行文是指同级机关或不相隶属的机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的来往文件，例如公函。
4.按涉密与否分
按涉密与否，可将通用公文分为涉密公文、普通公文。涉密公文指涉及党和国家秘密的公文，分绝密公文、机密公文、秘密公文三种。普通公文指不涉及党和国家秘密的公文。
5.按办理时限分
按办理时限，可将通用公文分为急件、平件。急件指需要紧急办理的公文，分为特急公文和加急（急件）公文两种。特急公文指内容特别紧急，必须随时优先迅速传递处理的文件；急件指内容紧急，必须打破工作常规优先迅速传递处理的文件。平件指无特殊的时间要求，可按工作常规传递处理的文件。
6.按性质作用分
按性质作用，可将通用公文分为指挥性公文、法规性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。
指挥性公文，如命令（令）、决议、决定、批复等。
法规性公文，如条例、规定等。
报请性公文，如报告、请示等。
知照性公文，如通知、通报、通告、公告、公报、函等。
记录性公文，如纪要、会议记录等。
二、公文的特征和作用
(一）公文的特征
1.具有法定权威性
公文与党和国家的行政事务和人们的社会生活密切相关，在上传下达、推动工作中，代表着制发机关的法定权威和政治约束力。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言，可以代表机关的法定权威。或要求办理，或要求传达，或要求知照，必须“令行则止”；否则将追究责任（行政、法律）并进行处罚。对于企事业单位而言，其权威性在于对组织内部的成员具有普遍的约束力。
2.具有法定作者
法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织。党政机关、社会团体、企事业单位，只要是依法成立并合法存在的，就可以成为公文的法定作者。
公文的法定作者，一般是“组织”；但有时也有“个人”（组织的负责人）的情况，如命令（令）、议案。以“组织的负责人”的名义发文时，“组织的负责人”并不是以私人的身份出现的，而是代表其所在的组织依法行使职权。公文一般是由一个组织的秘书人员起草的，但起草者并不是公文的法定作者，因为其是“受命而作”代替组织写作；起草者不能代表组织行使职权。
3.具有特定格式和处理程序
因为公文代表制发机关的法定权威，所以制发公文必须庄重严肃。这就要求公文首先要在种类、格式和处理程序上整齐划一，不能各行其是，以利于提高机关工作效率，更好地处理行政公务，做到及时、准确、安全。因此，长期以来，在利于工作、约定俗成的基础上，逐渐形成了公文格式诸方面的特定程式和制度，各发文单位要执行《党政机关公文处理工作条例》的有关规定，不能自行其是另搞一套。
4.具有特定的时效性
公文是在公务活动中形成的。公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁公文的实用价值也会随之丧失，所以公文的写作、传递和办理都要求迅速及时。公文的时效有长有短。长的几年、十几年，短的几月、几天，没有一份公文是永远有效的。公文失效后，有查考和保存价值的，要整理归档；无查考和保存价值的，要按程序定期销毁。
5.具有特定的读者和特定的现实效用
公文不同于一般文章，它的读者是事先由法定作者限定的，因文种、内容和密级的不同而有不同的阅读对象，即受文单位或个人。公开发布、没有密级的公文，如布告、通告和某些决议，广大人民群众都是读者。而在机关内部传闻的公文，如请示、报告、会议纪要等，只以负责承办的有关行政机关或业务部门为读者对象，具有密级的公文则对阅读对象限制得更具体。公文对其读者对象的限定体现了它的针对性和保密性。同时公文总是根据现实需要针对实际问题而制发，有着明确的写作目的，一旦制发，便对社会产生特定的行政作用，公文因此也具有实用性。
(二）公文的作用
1.领导和指导作用
领导指导有两层含义：第一，行政上下级——领导，业务上下级——指导；第二，上级对下级的规范性要求——领导，上级对下级的原则性要求——指导。
公文的领导作用体现为：上级机关通过制发公文，传达党的路线、方针和政策，颁布国家的法律法规，组织开展各种公务活动，责成下级机关严格执行或予以贯彻。
公文的指导作用体现为：上级机关通过制发公文，对本行业、本系统的业务工作提出原则性的指导意见，要求下级机关结合本地区、本部门的实际情况贯彻执行。
2.规范和约束作用
党政机关制定的条例、规定、办法以及根据党的路线、方针和政策制定的法律法规，具有明显的规范和约束作用。
3.联系和沟通作用
党政机关、企事业单位、人民团体等组织通过制发公文联系和商洽工作，传递和反馈信息、介绍和交流经验，如部分函、报告等。上级机关通过公文对下级布置工作、交代任务；下级机关通过公文向上级机关汇报工作、反映情况；平行机关和不相隶属机关之间通过公文交流信息、商洽工作，公文像桥梁、纽带，把各机关联成一个整体。
4.宣传教育作用
一份公文一般总要陈述情况、阐明理由、分析原因、提出希望或要求等，就其实质而言，这都是宣传教育作用的体现。通过宣传教育，使有关机关和人员不仅知道应该做什么，而且还知道为何这样做和应该怎样做，以指导和推动工作的正常开展。从某种意义上，上行文也要向上级机关阐明缘由、交代情况、提出意见等，这本身也富有“宣传”的功能。
5.依据和凭证作用
公文作为处理公务的专门文书，反映了发文机关的意图，具有法定的效力，是收文机关做出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证，如决定、通知、指示、批复、报告、意见、请示和部分函等。有些公文，记载作用显著，如纪要、会议记录、大事记等；有些公文，凭证作用显著，如政策性文件等。公文转化为档案后，仍然具有记载、凭证作用。因此，重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时查找。
文书处理
一、文书处理概述
(一）文书处理的内容
文书处理的内容，包括文书拟制、文书办理（收文、发文、整理归档）和文书管理（从文件的形成、运转、保管到归档、销毁全流程的管理）三项内容。
(二）文书处理的作用
文书处理是工作中不可缺少的组成部分，是公务管理的重要手段，对于指导工作起着重要作用，在工作中占有特殊、重要的地位。
1.文书处理是工作沟通的纽带
文书处理是联系上下、沟通左右的桥梁与纽带，是信息传递的通道。行使职权、实施管理离不开文书处理。通过文书处理，对上报告、反映情况，对下传达、部署工作，从而使上情下达、下情上达，起到承上启下的作用；协调各方面关系，处理涉及若干部门的复杂工作，发挥纽带作用；与外单位交流配合，保持对外部环境的良好适应性，保障工作效率、质量，帮助单位争取支持、改善形象、提高声誉。
2.文书处理是辅助决策的工具
文书处理服务于领导及各有关业务部门，具有辅助决策功能。文书处理工作能够及时获取信息，为正确决策提供依据；减轻领导处理文书的负担，协助领导整理、区分轻重缓急的公务，使领导把精力集中到决策中；获取实施决策所必需的信息支持，提取有价值的信息，形成工作建议和可行性方案，供领导决策时参考；提供工作上的便利，起到拾遗补阙的作用，辅助决策各项工作的更好完成；实现对已决策事项的落实、督促、检查、反馈，使决策更加科学。
3.文书处理是档案管理的基础
文书处理和档案管理是互相衔接、密切相关的工作。档案工作的对象是完成了现实工作任务而留存备查的有价值的文件，没有文书处理就没有档案，也就没有档案工作。
文书处理的质量与效率直接影响档案工作的水平，从起草文件到整理归档，从收文到发文，每个程序都关系到档案的应有价值。做好档案管理工作，充分发挥档案的作用，必须从源头做好文书处理，提高文书处理各个环节的工作质量，加强文书处理的规范性和科学性，使档案工作建立在良好的基础之上，促进档案工作更加有效地开展。
(三）文书处理原则
1.准确
准确是文书有效传递信息的基本保证。文书处理只有既迅速又准确，才能体现其法定效用。准确性必须落实到文书处理的每一个具体环节，如拟稿时使用的材料和语言要准确；缮印和校对文书时文字内容及标印格式要准确；投递文书时受文单位要准确；等等。
2.高效
文书是记载和传递管理信息的载体，同时又是实施管理的重要工具，其运转的效率，直接影响领导工作乃至整个机关或单位的工作效率。文书处理的高效性原则：一是要求办公室工作人员树立强烈的时间观念和效率意识，具有雷厉风行的工作作风，及时准确地处理文书；二是要减少不必要的行文；三是尽可能消除重复的处理环节，缩短文书运转的周期；四是尽可能简化文字、篇幅、格式，以提高书写、输入、印制、阅读以及将来档案管理的效率；五是通过科学、合理的配置，使文书工作的组织形式、责任分工、人员组合始终保持最佳状态，从而从根本上确保文书处理工作的高效性。
3.安全
文书处理必须以文书的安全为前提，包括信息安全和物质安全两个方面。信息安全是指要确保文书中的秘密信息不泄漏、不失密，为此必须建立严格的保密制度，采取切实的保密措施。物质安全是指要维护好文书的质地，避免各种因素对文书造成的损坏，延长文书的使用寿命，为文书发挥历史作用奠定基础。
4.规范
文书，尤其是公文，是各级各类法定组织实施领导、履行职能、处理公务的重要工具，因此有必要在全国范围内实行文书名称、适用范围、行文关系、行文规则、标印格式以及相应技术规范的标准化、规范化，避免因文书工作的不规范而造成沟通障碍，同时也可以有效防止出现仿冒伪造公文的现象。
5.统一
文书工作必须实行统一管理。办公室是文书处理的管理机构，内部应当设立文书处理机构或者配备专职文书人员，主管本机关的文书工作，并且指导下级机关的文书工作。文书处理程序往往需要多部门参与，但对一些关键性的文书处理环节，如收发、登记、分文、拟办、审核、复核、用印等，应当由办公室统一负责。
二、行文制度
行文制度是机关行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系、行文方式和行文规则三个方面。了解行文制度，是公文拟制和收文、发文处理的必备的基础知识。因此，办公室工作人员对此应该了然于心。
(一）行文关系
行文关系是指发文机关与收文机关之间的文件往来关系。我国社会组织的管理机关有政权机关、团体机关和实体机关等。
政权机关主要包括立法机关体系（全国以及地方人民代表大会及其常设机构）,行政机关体系（中央人民政府和地方各级人民政府）,政协机关体系司法机关体系（最高人民法院和最高人民检察院以及各级人民法院、人民检察院）,军事机关体系等；团体机关包括中国共产党机关体系、中国共产主义青年团机关体系、全国工会机关体系、全国妇女联合会机关体系以及其他群众性团体，如社会科学联合会等；实体机关包括事业单位机关和企业单位机关。
根据我国社会组织机关及其部门、单位之间的组织关系，文书的行文关系主要有以下情况：
1.上下级关系
如国务院与各省、自治区、直辖市之间的关系；国务院与国务院各部委、各直属机构之间的关系。在这一关系之下，机关或部门向上级行文，使用上行文；上级机关向下级机关或部门行文，使用下行文。
2.隶属关系
各机关不论大小和级别，都在同一系列内，如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和其他省的省政府就不是隶属关系。在隶属关系之下，上级一般使用下行文，下级则用上行文。
3.平级关系
在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系，如国务院各部、委、办、局，各直属机构之间的关系；各省、自治区、直辖市之间的关系。平级关系行文常用平行文。
4.不相隶属关系
指非同一组织系统的、不相隶属的、没有领导和被领导的机关及其部门、单位之间的关系。这种关系可以是上下级，也可以是平级的，如国务院办公厅和各省、自治区、直辖市教育厅之间的关系。不相隶属关系，无论是平级还是不同级别，一般都使用平行文。
(二）行文方式
由于组织关系不同，文书的行文方向也有所不同，通常有下行文、上行文、平行文和泛行文四种，其中下行文和上行文各有不同的行文方式。
1.下行文
(1)逐级行文
指上级机关采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文。例如，教育部对直属高校请示的批复。
(2)多级行文
指上级机关直接行文到下属几级机关。例如，党中央将文件发至省、地、县委。
(3)直达基层行文
指上级机关直接向最基层机关行文。采用这种方式行文的多是无须保密的普通文书。
2.上行文
(1)逐级行文
指下级机关仅向具有直属关系的上一级机关行文，是上行文最常用的方式。除特殊情况外，下级机关一般仅向其直接上级机关行文。
(2)多级行文
下级机关在必要时，向具有直属关系的上一级机关和具有直属关系的更高一级的上级机关行文。这种行文方式只在个别特殊情况下，如遇有重大问题时才可使用。
(3)越级行文
下级机关在非常必要时，越过有直属关系的上一级机关，仅向更高级的上级机关行文，越级行文的同时，应同时报给被越过的上级机关。这种方式只能在下列特殊情况下采用：由于发生紧急特殊情况，逐级上报会过误时机造成损失的，如战争、严重的自然灾害和突发性的社会事件：经多次请示上级机关，长期没能得到解决的问题；直属上下级之间有争议而无法解决的问题；对直属上级机关揭发检举的问题：上级机关干部交办的并指定越级上报的情况；询问与联系极个别的必要的具体问题。
3.平行文
平行文是没有隶属关系、业务指导关系的同级机关，或不属于同一系统的机关部门之间的行文。
4.泛行文
泛行文可以同时上行、下行或者平行，还向社会公布。公文中的公告、通告即属于此类。
(三）行文规则
行文规则是各机关在公文拟制过程中所必须遵循的原则。《党政机关公文处理工作条例》对行文规则作出了具体规定。
1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
3.向上级机关行文，应当遵循以下规则：
(1)原则上主送一个上级机关，根据需要可同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
(2)党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
(3)下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得将原文转报上级机关。
(4)请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(5)除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
(6)受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
4.向下级机关行文，应当遵循以下规则：
(1)主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
(2)党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
(3)党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
(4)涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
(5)上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
5.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。