从八处着手修改完善公文
修改，是提高稿件质量的重要一环。而要修改好自己的稿件，得有一种严于自我解剖的态度。下面笔者根据自己的一点体会，提出几点建议以供参考。
一是改错误为准确
写文章的第一要义是准确。所谓准确，是指内容、数字、细节等与客观事实相一致。也就是说，文中的每个词、每句话都必须有明确的含义，有肯定的属性和固定的质的规定性，不能产生歧义或留有漏洞。试比较 "选出的人民检察院检察长须报经上级人民检察院检察长提请该级人民代表大会常务委员会批准"和"选出的人民检察院检察长须报经上一级人民检察院检察长提请该级人民代表大会常务委员会批准"。前一句用 "上级"不妥，因为它可以指代两个以上的上级机关，而修改后的第二句用"上一级"，则仅仅指代与其有直接隶属关系的那一个上级机关，表义更准确。因此，细心辨析词义，精心挑选词汇，才能使语言的运用日臻完美，才能准确地反映客观事物。
二是改堆砌为凸现
文章要用事实说话，但事实并非越多越好。如果文章中事实过多、叠床架屋，会使稿件内容繁杂，中心不突出，读起来会有一种沉重感，而难以抓住要领。因此，要修改那些自己难以割爱，但对突出主题作用不大的事例:可以删去的就要毫不犹豫地删去;可以分开、穿插去写的，就不要全部堆到一块。例如下面这份典型材料的开头，堆砌的事实就太多：
xx市采取开放促进开发的方针，制定了优惠政策，改善投资环境，大力吸引外商外资。至七月底止，已与美国、瑞士、法国及港、澳、台等国家与地区的客商洽谈了各类经济技术项目６０多个，共引进外资４５００多万元，兴办了7家中外合资企业，到年底投产的4家企业可创产值1亿元。
其实，文章开头最应突出的是这个市引进了多少外资，效益如何，至于引进搞得好的原因等内容可以移到文章的主体部分去写，有的无关紧要的内容干脆可以不要。因此，可以修改成：xx市到七月底共引进外资４５００多万元，兴办7家中外合资企业，其中到年底投产的4家可创产值1亿元。
三是改罗嗦为简洁
无论什么文章，罗嗦拉杂都不好。而公务文稿则更要求简洁明了，要求用最少的文字表达最丰富的内容，收到行文简洁清爽，且主旨突出的效果，以便于迅速阅读和处理，提高办事效率。请看下例：
①请告诉那个厂把他们的主要产品开一个详细清单，直接交给轻工业产品展览会办公室
②请转告该厂将其主要产品开列详单径送轻工业产品展览会办公室。
第一段文字过于口语化，双音节词较多，语言松散而罗嗦。修改后的第二段文字则是比较规范的公文语体，多用单音节词，省略了多余的字，变繁冗为精练，化罗嗦为简洁，表达效果明显增强，再来看下例:经xx会议讨论通过，从x月x日开始启用xx公章。
此例则属于词义重复:"启"就有"开始"之意，所以必须删去"开始"。此种现象在公文中是相当多的，像""所有一切"、"亲眼目睹"、"目的是为了"、"过去的往事"、"目前的现状"等等，都存在一些多余的成分，应将这些多余部分去掉，使句子简洁利索，行文轻松爽快。
四是改空洞为具体
稿件中必要的议论不可缺少，但必须以事实为基础，不能空发议论。文章的观点和倾向最好从事实中自然流露出来，让读者自己去感受、去思考，尽可能地避免由作者外加空洞的评述。要做到这一点，除写稿时应注意外，改稿时也要下决心把那些空泛的叙述、议论找出来，尽可能地删改。试以下段文字为例：
xx县棉麻土产公司年轻的经理xxx，和他的"将士"们果敢地率先进入市场，主动转换机制，自觉参与竞争。随之而来的，是企业的兴旺发达。两年前，该公司还是全省供销系统和xx县的特困企业，背负412万元的亏损包袱;两年后，企业购销额翻了两番多，完全甩掉了亏损包袱。
其中的"率先进入市场，主动转换机制，自觉参与竞争”只是抽象而空洞的议论，既无说服力又无表现力。所以应该用有血有肉、生动感人的事实来取代，实实在在地写出这位年轻经理在上述方面的具体行动，而不是一味地往其脸上贴一些生硬的标签。
五是改浮华为朴实
一般来说，秘书工作所涉及的文稿，其语体大多是朴实的。特别是公文，以再现客观事实为终极目的，其语言切忌浮华、夸张、溢美，而应简朴、实在、明自晓畅，所以修改稿件时，要注意改掉那些浮华的藻饰;代之以朴实的语言。如一篇通知中写道:"当前全县工业园地百花争艳，县人民政府希望工业战线广大职工借这股强劲东风，像园丁一样，开动脑筋，群策群力，辛勤地耕耘我县的工业园地，努力工作，力争超额完成今年全县工业生产任务。"这一段文字表达的意思无非是:“当前，我县工业蓬勃发展，县政府希望工业战线广大职工群策群力，力争超额完成今年全县工业生产任务。"两相比较，前者过多的渲染给人以华而不实、哗众取宠之感，而后者则以朴实的语言，突出了制文机关的意图。
六是改难懂为通俗
秘书工作所涉及的文稿，一般与办公室日常工作密切相关，而人们在繁忙的日常工作中阅读文章是无暇查阅字典和其它工具书的，因此，写文章就必须做到通俗易懂。这除了在写稿时予以重视外，还要把修改稿件作为达到这一目的的最后一道工序，严于把关，做好 "翻译"工作。比如，对难懂的专业词汇用浅显的话语说明，给艰涩的概念打一个为人熟知的比方，外文名称改用中文表述等等。要使文稿通俗易懂，关键是头脑中应有"读者观念"，多想一想“这样写，读着会明白吗？”绝不能以自己懂了为标准，更不能为了显示自己的高明而着意把文章写得深奥难懂。
七是改呆板为生动
运用于日常公务的应用文，如果在保证其文体特点的基础上，适当地加强语言的生动性，克服呆板，有时也显得十分必要。例如：
人民币与外币同时流通，对人民币不利，会打击人民币，因为人民币腿短，外币腿长(陈云《对经济工作的的几点意见》)句中"腿短”、"腿长"这两个来自群众的词语，形象而生动，如果说成“(人民币)流通的范围窄"、"(外币)流通的范围广"，表意效果就相差很多。秘书写稿与改稿中可适当运用一些群众喜闻乐见的口语和有时代特色的词汇，赋予文稿以新颖、生动的特点，例如“松绑”、“经营机制”、"商机"、"买断"等等，另外，恰切的修辞也能收到生动的效果。毛泽东同志在应用文写作当中就经常恰到好处地运用一些修辞手法，例如用 "纸老虎"表现帝国主义及反动派的虚弱本质;借用"墙上芦苇"、"山间竹笋"为徒有虚名的人画像等等。这些都值得我们在写稿和改稿中学习。
八是改一般为深刻
修改稿件还有一个重要的目的，就是使文章能反映事物的本质特点，使主题更为突出，思想性更为深刻。我们可以发现，文稿成篇之后，有时只在关键之处画龙点睛地改上一笔，便能使文稿平添深意，分量倍增。毛泽东同志修改文稿时的这种精妙笔法，尤其值得我们学习。例如，１９４２年毛泽东为《解放日报》写了篇文章，题目是《红军的伟大胜利》，后来编入《毛泽东选集》时，毛泽东又将其改为《第二次世界大战的转折点》。该文是对斯大林格勒之战胜利的评论。要说 "伟大的胜利"是在斯大林格勒燃起了一团希望之火的话，"转折点”可以说是敲响了法西斯的丧钟，吹起了革命人民冲向胜利的号角;要说"伟大胜利"着重表明发生了什么的话，"转折点"则着重表明了意味什么。后者显然更能揭示出反法西斯战争的质的变化:由被动变主动、由弱变强、反败为胜。表面上看后者不如前者那么有气势，但由于着力点准，因而更能引起世人的普遍关注。经过这样修改的稿件就比原稿深刻多了。由此可见，要使稿件由"一般"变为 "深刻”，关键在于站到一个高的立足点上，纵观全局，深思熟虑，大胆修改。
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