复函的常见错误写法及正确修改思路
原文：
关于技校自费生收费标准的复函
市价费函字〔××××〕第11号
市技校招生办公室：
你办五月二十三日报告收悉（1） （笔者所加，以下同），根据省物价局、财政厅、劳动厅联合发出的〔××××〕×价费字第138号文件的规定，考虑到我市的实际情况，经研究决定，函告如下（2）：
一、技校招生报名考务费每人××元，公费包分配学生每人每年收×××元（3）；
二、定向分配自费生（4），二年制（5），每人每年××××元（6）；三年制的每人每年收×××元（7）；市、县（区）劳动培训中心（8），两年制的每人每年收×××元（9）；三年制的每人每年收×××元（10）；从××级新生开始执行（11），老生老办法（12），新生新办法（13）。
三、培训教材、书籍课本按实际收取（14），多退少补（15）。
四、各县（区）各招生学校（16）、培训中心一律不得增加集资费、实习费、住宿费等其他任何收费项目（17），也不得提高收费标准（18）。
特此函复（19）！
××××年×月××日
评改：
函，是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的一种法定公文。按其内容和作用的不同，可分为告知函、商洽函、询问函和答复函等。上边这份函属于答复函，是×市物价局就该市技校招生办公室提出的学生收费标准问题而制发的答复函。通览这份《复函》，可以发现存在以下一些问题：
一、标题不规范，文与题不相符
公文标题一般是由发文机关名称、事由（主要内容）和文种三部分组成，俗称公文标题三要素，且应做到准确、简明、齐全。《复函》的标题是：《关于技校自费生收费标准的复函》。而《复函》正文第一项则是“公费包分配学生的收费”（3）问题。文离了题，题没能准确概括和反映文章的内容。以偏概全是公文标题制作之大忌。
答复函标题，一般包括答复机关的名称（制发单位的名称）、事由，而且在制发机关与事由之间加上受文单位的名称，其后加文种，如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》，而《复函》既没有写明发文机关名称，也没有写准事由，致使读者不知道是何单位就何事由发出的《复函》。规范的写法是《××市物价局关于技校新招自费生收费标准问题给市技校招生办公室的复函》。这样就一目了然了。
二、标点符号混乱
（1）处的逗号前讲的是一个完整的内容，其后是讲的另一个内容，故此处的逗号应改成句号（。）。（3）处的分号显然是从“复函如下”：“一、……；二、……。三、……。四、……。”四项并列关系的条文出发而用的。《复函》（13）、（15）两处又都用了句号，这就割断了前后条文的联系和四项条文的并列关系。为了保持在同一篇文章中标点符号的完整统一， （3）处的分号就没有存在的必要了，即应改成句号（。）；若考虑到四项条文的并列关系，也可将（13）、（15）两处的句号改成分号（；），但从其全文来看，和《复函》第“二”项内容中多处用了分号的实际情况，还是将（3）处的分号改成句号（。）好。
从第“二”项条文内容整体出发，应将（4）处的逗号改成冒号（：），并在其后加序码号“一”；将（7）处的分号改为句号（。），并在其后加序码号“（二）”。
分号主要是用来隔开并列的分句。从上下文关系和内容来看，（7）、（10）两处的分号应改成句号（。）。至此，《复函》第“二”可改成：“二、定向分配自费生：（一）技校，二年制的每人每年收××费××××元；三年制的每人每年收××费×××元。（二）市、县（区）培训中心，二年制的每人每年收××费×××元；三年制的每人每年收××费×××元。”修改后的“定向分配自费生”统领并列的两种学校“一”和“二”中的四个不同的自费生收费标准。层次清楚，内容明确，便于操作和执行。
感叹号是用来抒发某种强烈感情的。“特此函复”，并不具有抒发强烈感情的色彩，故应去掉（19）处的感叹号。况且公文体文章结尾用语之后，一般不用标点符号，这是规律。
公文，特别是法定公文，一般不能用省略号（……）、感叹号（！）和问号（？），这也是规律。
三、语句啰嗦重复
（12）、（13）“老生老办法，新生新办法”写进《复函》没有什么实质意义，倒啰嗦重复。因为前边已经明确：“新的”收费标准“从××级新生开始执行”。既然（14）“按实际收取”，（11）何必还要写上“多退少补”？为使表达周严，第“三”项可改成“……对已多收部分，务必在收到《复函》后十日内退给同学”。
“培训教材、书籍课本……”中的“书籍”是“书”的总称，“教材”也是“书”，“课本”还是“书”，没有连用的必要。
（17）“一律不得增加集资费……住宿费等其他任何收费项目”中的“等”字为助词，用在两个或两个以上并列词或词组之后，表示列举未尽之意；“其他”，是指示代词，表示一定范围以外的人或事物；“任何”，形容词，表示不论什么的意思。这三个词，在这里都有上述列举项目以外，或不论什么新增加项目之意，也没有连用的必要，用一个“等”字简洁明了，连用了倒啰嗦。
四、事项表述不清
标题没有全面准确概括和反映《复函》的内容。《复函》的中心内容和行文目的是明确“学生的收费标准问题”，虽正文四项内容都是讲的“收费”问题，但在六项具体的收费项目中，只有一项明确为“报名考务费每人××元”，其他五项只有收费金额，至于收的是什么费都只字未提。试想，当交费的学生提出这是交的什么费时，技校会不知该以何言答对，而将（6）、（7）、（10）处的“……每人每年×××元”改为“……每人每年收××费×××元”，就明确具体了。
（12）、（13）“老生老办法，新生新办法”；（14）“按实际收取”，（11）“开始执行”……什么“老办法”？“什么实际”？“执行什么”？所指不明，事项表述不清，言止意未尽。
“办法”，是人们为解决问题而提出来的方法措施，有着很强的针对性和时间性，当问题解决之后，它也就失去了现行行文效用而进档案领域，况且老办法也不只一个。这就给执行《复函》的意见带来了麻烦。应在（10）的下边一行空两个格写： “上述收费标准，从××级新生开始执行；老生仍按〔××××〕第×号文的规定收费”。明确了新生收费时间，重申了老生的收费规定。将（14）中的“收取”改成“收费”，把“按实际”改成“按标注定价”。即：“自编培训教材按成本价，课本按实际标注价收费。已经多收部分，务必在收到《复函》后十日内退还给同学们”。
（5）“二年制，每人每年……”中“制”的后边少了个结构助词“的”，造成了语法不通，表意不明。这里的“的”字结构，系代替上文所说的人或物，即上文的“定向分配自费生”。所以省去“的”是语法和意义上的错误，应纠正为：“二年制的……”。
《复函》主送单位是：“市……”，第“二”项中是：“市、县（区）……”，可第“四”项中却是：“县（区）各招生学校……一律不得增加……收费项目，也不得提高收费标准。”人们不禁要问：“市”各招生学校就可以“增加收费项目，提高收费标准”吗？为什么会产生这样的歧义和疑问？行文不周严，事项表述不清。公文是据以办事的依据，事项表述不清就削弱了行文作用和意义，甚至还会给工作带来不必要的损失。
五、关于公函的结尾用语
复函，即回答对方来函、商洽、询问和答复问题以及向有关主管部门请求批准的一种公文。其结尾用语有： “特此函告”、“此复”、“专此函达”、“函复”等。公函结尾用语之后应该注意的是：一是不用标点符号；二是公函不像一般便函和一般书信可以用祝颂语。
《教材》第177页对《复函》评析说： “这份复函内容具体，一目了然，真正做到了言止意达，是写得很成功的。……用语简练，庄重。是我们今后写作必须注意学习的。”不根据公文基本理论、有关规定和有关知识所进行的“文例”分析、范文的评价是不负责任的，也是一种误导，实不可取。
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