综合性材料写作技巧⑴:撰写汇报材料的要领及要求
综合材料写作的要领与要求
文字材料是一个单位的脸面。一个单位的材料写好了,就会成为品牌,既可以给单位赢得知名度,增添话语权、增加影响力,获得上级和兄弟部门更多的物质和精神支持,又能够不断地促进材料写作人员的文化底蕴的积累、思维境界的开阔、认识水平的提高,是个一举多得的好事。
做好机关工作,说话、写材料、开会是基本功。本文概述一下有关撰写汇报材料、领导讲话、政策意见和写作信息这四种文体的要领与要求,所谓“要领”,就是要把握关键、抓纲谋篇,使纲举目张;所谓“要求”,就是提出的具体愿望或条件,希望得到满足或实现。不妥之处请大家指正。
第一章 撰写汇报材料
汇报材料,指下级向上级领导机关以书面形式陈述工作情况。它是上级向下级调查研究、以及和下级官员进行沟通互动的一种重要途径,同时也为上级领导提供了一个考察下级的机会。对于干部特别是领导干部来说,汇报工作的能力也是一种执政能力。
(一)撰写汇报材料的要领
主要有三点:
1. 用观点统帅材料。力求用观点统帅材料,做到主题可以不新鲜,但视角不可不独特
人的头脑是加工厂,没有材料不行,有了材料要经过加工,要产生观点,用观点统帅材料。观点,就是视角的捕捉物,是这个材料区别那个材料的独特之处。作为汇报材料,要有独特的视角,通过观察,形成自己的观点,用观点引发出有声有色的议论。对今后的工作打算要讲远景,讲可能性。讲远景,又有高的低的间作比较。不能只讲一些数字和材料,只谈情况,罗列数据,开材料仓库,而不讲自己的观点,不进行差别分析,总之,材料文风要做到生动活泼。
从根本上说,有材料有议论,关键是要体现出分析问题、解决问题的能力。一个领导干部汇报工作,不仅要通过丰富生动的材料显示出对工作的熟悉程度,还必须善于发现和提出问题、找到解决问题的办法,显示认识和思考问题的深度和层次,显示把握情况和局势的能力,得出规律性的结论,也为领导在更高层次上的决策提供思想资源。如果做不到这一点,汇报工作就做不好,汇报者就很可能不是一个称职的领导干部。
【以《坚持好字优先、推动科学发展,大力促进工业领域产业结构优化升级》为例。该发言的主题是如何促进我省的产业结构优化升级,可谓是一个老课题、老题目,但该文从贯彻科学发展观、实现我省经济又好又快发展这个独特的视角出发,向省委、省政府领导阐述了在国家实行新一轮宏观调控大背景下,我省产业结构优化升级的重要性和必要性,特别提出“迎来了技术改造的春天”这个观点,这就很容易获得领导的认同和支持;同时,该文在提出问题之后,也提出了解决问题的方法,从提高企业技术装备水平、大力发展农副产品深加工、推进节能降耗、大力发展生产性服务业等六个方面,提出了解决我省产业升级的具体办法,体现出了省经委班子研究和分析、把握和解决问题的能力。】
2. 给人深刻印象。力求给人深刻印象,做到内容可以不全面,但细节不可不突出
千人一腔、万人同调,是汇报材料的大忌。文件、文章、讲话是意识形态的表现形式,因此,写文章要有三性:准确、鲜明、生动。世界上味道最好的调料,就是盐。烹调高手最知道什么时候该放盐。盐,放早了菜不香;盐,放迟了味道出不来。细节就是文章里的“盐”,没有细节,材料就会贫血;有了细节,材料的就充满着生机,撩起阅读的兴趣。可以说,细节的作用就在于它们能够把材料的观点倾向流露的更为自然,更为具体,进而加深材料反映事实的可信任度。汇报材料重要的是要使人懂。不仅要让人文字看懂、发言时要让人听懂,还应当尽量用一些工作中遇到的、了解到的直观生动的具体事例来说明自己的观点,做到材料和观点相统一,让听者明白无误地理解清楚汇报人所表达的意思。有什么办法使人听了不致忘记?首先,开头要鲜明,先声夺人,留下悬念,就连汇报材料的结尾惯有的“要求解决的问题”部分也要表述得精当得体;其次,讲存在的问题,要举事例,不举事例就就空洞,就是要有具体形象,没有具体形象,就没有生命,别人就不易懂;第三,观点要能服人。能经得起推敲,让领导接受自己的观点,直接影响领导对自身工作的指导。就我们而言,细节总是扎根在工业生产、经济运行、项目建设、节能降耗、全民创业和企业改革发展的土壤里,但是,如果对所写的对象和情况不十分熟悉,如果在写作过程中对细节的真实问题不予以高度重视,不反复推敲,大而化之,即使是写作高手,也难免会在细节上出现败笔。成功的细节运用,可以使材料突破一般化、雷同化的框子,写出极具个性化的语言来,让工作汇报这类“官样”十足的材料照样生动起来。
【以《以产业集群和农产品深加工为抓手,打造县域经济发展支柱和新的经济增长点》为例。该文用生动、简明的语言,对工业在县域经济发展的作用进行了说明,如“工业是强县之基,产业是立县之本,创业是兴县之源”、“我省一些经济强县之所以强,就强在工业;发展快县之所以快,也快在工业”、“加快发展县域经济,机遇和挑战并存,动力和压力同在,机遇大于挑战,优势多于困难”等语句,通俗易懂、言简意赅,读起来朗朗上口,听起来明了易记。】
3. 重点突出、要言不烦。力求重点突出、要言不烦,做到篇幅可以不求长,但风格不能不鲜明
语言体现文章的风格,结构体现文章的层次。篇幅一长,面面俱到,反而重点难以突出,暴露出语言的归纳能力弱,使领导强迫受训,浪费宝贵的时间和精力,因为汇报工作的方法不同而效果也完全不同的事例,并不鲜见,落了个领导不满意、自己更委屈、任务没完成的结局。所以要对文字不断地进行加工和提炼,去粗取精,去伪存真,“撮其要、删其余,再加润色”,在语言的锤炼上下功夫。
(二)撰写汇报材料的要求
情况总是千差万别,谋发展、做工作,不可能千篇一律、一个模式,必须吃透上情,摸清下情,找准结合部,唱好地方戏。这既是做好各项工作的现实需要,也是写好汇报材料的根本保证。主要有四点要求:
1.吃透上情
所谓“吃透上情”,就是要把上级的精神弄明白,研究透。换句话说,也可以叫认清形势。因此,要认真学习、准确理解、全面把握中央的路线方针政策和省委、省政府各项决策部署,及时了解上级的最新会议精神和工作动向,了解基本要求,真正领会精神实质、明确主要任务,而不能各取所需、随意曲解、以偏概全,做到材料具有前瞻性;吃透上情,还需要密切关注国际国内的新形势及其变化,也就是说对业务内的各项法规、政策一定要吃得透、拿得准。
2.摸清下情
所谓 “摸清下情”,就是知道基层在想什么,盼什么,反对什么,要求什么。因此,要深入实际、深入基层、深入企业进行认真细致的调查研究,努力掌握本地区的发展基础、优势条件、制约因素以及当前和未来一个时期的热点、难点问题,掌握企业的愿望、要求和呼声,不断深化对国情、省情的了解和认识,就是对各方面情况要做到胸中有数,使各项工作建立在符合客观实际和客观规律的基础之上。
3.找准结合部
所谓“找准结合部”,把握上情,明了下情,就是通常所说的“吃透两头”。“吃透两头”是写好材料的起点。上情不清,如同行船失去航标;下情不明,如同射箭没有箭靶。因此,就是要把党中央、国务院、省委、省政府精神与本地实际紧密结合起来,创造性地提出推动经济社会又好又快发展的思路和办法。一方面,要善于把上级精神贯彻下去,根据本地区本部门工作实际,进一步研究制定落实上级决策部署的具体目标、任务、要求和措施;另一方面,要善于把基层经验总结上来,尊重基层首创精神,努力从广大人民群众的创造中汲取智慧、实践中寻找答案,并通过总结提炼形成带规律性的东西,用以指导面上的工作。
4.唱好地方戏
只有结合得好,工作才能有新意,才能真正抓住事物的主要矛盾,在工作中与时俱进,求真务实,确保各项政策得到贯彻落实,并能给上级提供有价值的参考信息,在一些节点问题取得突破。
【以“进千家企业,入百户园区”大调研汇报材料为例。在我委“进千家企业,入百户园区”大调研结束后,按照委领导要求,我们给省委、省政府写了一个汇报材料,同时给各市委、市政府写了一个反馈意见的复函。在这两个材料的准备中既要充分“掌握上情”:当前复杂的国际、国内经济形势和国家“双防、双控”政策等;又要仔细“了解下情”:企业在发展过程中需要哪些帮助、有哪些困难、存在哪些问题,以及目前状况、下步打算等;同时还“找准结合部”:根据经委的工作实际和职能范围,向省委、省政府反映基层和企业的建议、意见和要求,向各地提出加快工业发展的指导意见和方法。】
(三)撰写汇报材料注意事项
撰写材料的人员就是文字美容师。工作时,就要像美容师打造美女帅哥一样精心打理经手的每一篇材料。【美女总是“五官精致、身段优美、皮肤白白、头发卷卷”,让人赏心悦目、割舍不下。写作材料也要如此,要有“闻之如是,也不觉神往”的意念,将材料写出“美女”效应。】
1.标题要醒目。就是要做到“五官精致”。大标题、一级标题、二级标题、三级标题就是材料的五官,尤其是大标题和一级标题是材料的眼睛。眼睛是心灵的窗口,脸是性格的版图,也就是说眼睛是对内心的反映,眼睛会说话,脸就生动起来。因此,要把最想表达的意思凝练到标题上来,让领导一目了然,准确理解汇报人最想表达的意见。
2.篇幅要得宜。就是要做到“身段优美”。最忌开头自然段过长,给人以压抑感。要注意各个章节的篇幅基本均匀,不要过短也不要过长,要有比例,做到序次分明。这里要提醒的是写文章有个潜规则,叫“无三不成篇”,就是说写了“一是、二是”,下面就没有了,给人以言犹未尽不完整之感,就是文章的缺憾。
3.印制要清爽。就是要做到“皮肤白白”。最忌发生排版、装订、纸张有污迹等低级错误,让领导心生厌恶。附件编好号码,列一个详细的目录清单。最好每份单独印制,以便领导翻阅。最好不要与汇报材料印制在一起,成了一本厚册子,增加领导翻阅查找的困难,以至心中不快,惹出无名火,无端添加了议题通过时的障碍。同时,表格要规范。最好采用八开印制,少用十六开,目的就是让人看的清楚。表格是制张口表(两头不封,主要用于可能还要发生变化事项,例如规划项目表、统计指标表),还是闭口表(两头封住,主要用于固化了的事项,例如既定的工作日程安排);要用A3纸印制开口表格,用A4纸印制闭口表格,一定要符合规范。
4.注解要充分。就是要做到“头发卷卷”。一般而言汇报材料因为汇报时间有限,篇幅不可能过长,因此,汇报时,还要掌握方法和技巧,要把许多要汇报的内容汇总到附件里去。这样就必须事先准备领导在听取汇报时,对某一问题突然发问,提出一系列问号,为此,必须未雨绸缪,对领导可能要发问的地方,事先准备时就把原文中的句号,改为问号,特别是有关数字计算、政策出处、外省市的情况等等,诸如此类,都要做大量详细的注解,细细梳理,条分缕析,条理清晰,以便汇报人从容不迫地对上级领导的发问及时解答释疑。
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