怎样拟写批复?这“五个避免”得注意

批复适用于答复下级机关请示事项,主要是就请示事项表明态度、提出意见和处理办法,具有很强的针对性,用语也比较简明。

批复正文,往往分成三部分或四部分。

三部分内容一般为

四部分内容一般为

第一:收文情况

第二:批复意见

第三:结尾语

第一:收文情况

第二:批复意见

第三:补充要求

第四:结尾语

收文情况一般写成:“《关于……的请示》收悉。”或者“……号文收悉。”或者将请示标题和文号一并表述,如,“《关于报请审批××地区控制性详细规划的请示》(×规资详〔2021〕×号)收悉。”

批复意见通常分为三种:同意,原则同意,不同意。

批复意见为“同意”“原则同意”时,一般写成:“经研究,同意(原则同意)……,请会同有关单位按此实施(办理)。”也可以写成:“经研究,同意(原则同意)……。具体批复如下:一、……二、……三、……”

批复意见为“不同意”时,表述一般比较委婉,同时,应说明理由。如,“考虑到目前条件还不成熟,这项工作暂缓开展”。

补充要求通常写成:“希望你们……”

结尾语通常为:“特此批复。”

如果批复意见中已有“具体批复如下”字样,结尾语也可以省略。

示例1:正文由三部分构成的批复

示例2:正文由四部分构成的批复

拟写批复时,应注意做到“五个避免”。

1避免文出无名

有一批复代拟稿正文开头写道:“经研究,市政府同意你们举办2016年经济贸易论坛。……”这样的开头漏掉了收文情况,比较突兀。批复是针对请示而来,没有请示,何来批复?

后来修改为

“你们《关于举办2016年经济贸易论坛的请示》收悉。经研究,市政府同意你们举办2016年经济贸易论坛。……”

2】避免主体不清

A单位向上级请示,尽管里面提到的请示事项涉及B单位,但上级的批复还是应该把A单位作为主要受文主体,不宜将A单位、B单位同时列为主送单位。如果确需B单位知晓,可以将B单位列为抄送单位。

A单位向上级上报请示件,上级的批复内容中有补充要求的,一般只针对A单位。倘若涉及B单位,不宜直接对B单位提要求,可以通过对A单位提要求的方式,把B单位“拉”进来。

那么,如何妥当地在对A单位的要求中“拉”入B单位的“角色”呢?请看这样一则示例:

某区政府就撤销两个街道办事处、组成一个新的街道办事处,向市政府上报请示。市政府作出批复,同意该区政府撤销两个街道办事处、组成一个新的街道办事处。

这则批复代拟稿中的补充要求是这样写的

“希望你们切实做好撤并两个街道办事处的工作,确保两个街道办事处撤并平稳有序进行。希望市民政局对××区政府撤并两个街道办事处的工作给予指导和支持。”

显然,在给区政府的批复中,直接对市民政局提出要求的写法不合理,有失妥当。

可以修改为

“希望你们在市民政局的指导和支持下,切实做好撤并两个街道办事处的工作,确保两个街道办事处撤并平稳有序进行。”

这样,自然而然地把请市民政局给予指导和支持的意思带了进来。

3】避免照搬来文

有的批复件,不管是在批复意见中,还是在补充要求中,都大段地照搬请示内容,这大可不必。上级批复给下级,理应站得高、看得远,具有一定的“含金量”。批复可以摘录请示内容,但要适度。

另外,如果请示件中有的意思已经完整表达过了,批复再复述一遍也没有意义,应该是提纲挈领、点到为止。

特别是补充要求,应有很强的针对性、指示性。话不在长,而在于精;言不在多,而在于准。应让受文单位读到批复内容后,明确方向、方便操作。

4】避免混淆概念

“同意”与“原则同意”是两个不同概念。“同意”,指完全认可;“原则同意”,指基本或部分认可,还需再作进一步的研究、修改或者完善。

比如,有一批复件的标题为:《××局关于同意××高新技术产业开发区空间调整方案的批复》。正文的批复意见中这样写:“经研究,原则同意××高新技术产业开发区空间调整方案,请会同有关单位作进一步修改完善后,自行印发实施。”

标题使用的是“同意”,正文的批复意见使用的却是“原则同意”,这就混淆了“同意”与“原则同意”的概念。基于要求受文单位会同有关单位对方案进一步修改完善的事实,可将此批复件的标题修改为

××局关于原则同意××高新技术产业开发区空间调整方案的批复》。

5】避免画蛇添足

画蛇添足常见于结尾语。批复的结尾语通常为:“特此批复。”倘若批复件结尾语这样写:“以上批复,如有不当,可以指出。”就是典型的画蛇添足。

作为结尾语,“特此批复”短短四字即可。因为批复具有行文效力的约束性,其提出的决策、意见对下级机关具有约束力,下级机关必须遵照执行。如果加上“如有不当,可以指出”,则意为受文单位还有讨价还价的余地,显然与批复件的属性不符。(摘自《秘书工作》)